【失敗と改善】皆様メンションが引き起こすコミュニケーション不全

難易度：⭐
改善効果：⭐⭐

TeamsやSlackなどで、「@皆様」「@team」などにメンションして、誰からも反応がなかったということはないでしょうか？

古くはメーリングリストで「関係者各位」と書いてメールし、同じようなことがあったと思います。

宛先を「皆様」や「関係各位」とする理由

送るときに「皆様」や「関係者各位」と誰かを指定せずに送るのは、次のような理由が考えられます。

送る人の気持ちはわかりますが、これには2つの問題があります。

【問題①】責任の拡散

一人一人の顔を見ながら「皆さん、よろしくお願いします」と言われたら行動しやすいですが、メールやチャットだとどうしても「誰かがやってくれるだろう」になりやすいです。

そして、宛先が不特定なメールやチャットが増えて、リーダーが全てをチェックするのが困難になって漏れやすくなり、メンバーからは「書いたのに見てくれない」と不満が溜まり、悪循環になります。

リーダーがメンバーに伝えたいルール

下記のルールはよく言われていることですが、徹底させることが大事です。

徹底ルール１：宛先は最小限にし、個人を指定
徹底ルール２：誰が何をいつまでにどうするかを明確に定義

守れていない場合は？
「ルールを守ってください」と言って改善される場合はそれでもよいですが、改善されない場合はサポートが必要です。

「これは主に誰に向けて伝えようとしていますか？」
「これはいつまで完了すればいいですか？」
と聞き出して、習慣化をサポートします。

そして、「@皆様」「@team」にはもう一つ大きな問題があり、会社の成長にはこちらのほうが重要です。