評価を上げ仕事に繋げる"報告書"の書き方

さて、本日は報告書の書き方について記事を書いていきます。

今は自分の仕事を手伝ってくれるスタッフも10名くらいになり、日々報告書に目を東しているのですが、「もったいないなぁ…」と感じてしまう報告書が非常に多い…

事実は一つでも解釈は無限にあります。
せっかく良い実績・成果を挙げたとしても報告の仕方が悪いだけで評価につながらないのはもったいないですよね。

今回は報告の仕方・報告書の書き方についてポイントをまとめていきます。

評価すら左右する報告書の重要性

社会人で大事なのは「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」と言われますが、報告が一番初め、重要と言われます。

ただ、報告の仕方・報告書の書き方なんて学校では教わりません。
また、社会に出てからのしっかりとは学ばず、「先輩の営業報告を見よう見真似で…」という人も多いのではないでしょうか？
実際に僕の一番の後輩も「報告の仕方を学んだことがなくて、何を書いたら良いのかわからなかった」と言っていました。今回の内容を伝えたところ、毎回報告の精度も上がって手直しなどほぼ無しでクライアントに提出できるレベルになりました。

これは結構見落としがちなのですが、「報告の仕方・報告書の書き方」次第で、同じ仕事・同じ実績でも評価を上げて次回の仕事に繋げることができます。
事実は同じだったとしても切り口・解釈を変えるだけで評価のされ方はまるで変わります。

ちなみにこんな記事を書いている僕自身も元々は報告が苦手で…何を書いて良いのかわからない状況でした。しかし20代中盤の時に大手エネルギー企業さまへ戦略コンサルに入った時際に元大手コンサル会社出身のコンサルの方とご一緒しそこでバコバコフィードバックを受けたことで報告の仕方を学ぶことができました。笑

僕が今事業として行っている実演販売・推奨販売の仕事はお客様に直接販売するB2Cと考えらればちですが…予算をもらうのはクライアント企業のため実はB2Bビジネスなのですが、そこの差別化でも報告が生かせてるなという実感があります。
僕らの仕事いうと競合は、他販促代行会社、派遣会社、コンパニオン会社などが挙げられますが、その中でもクライアントから評価される報告の仕方を徹底することで評価を上げて多くの予算頂戴することに繋がっています。(教育を徹底して実績を上げるスタッフが多いことは大前提として)

同じ実績・結果でも報告の仕方で評価は変わります。実績を上げるのも重要ですがそれ以上に報告の挙げ方を変えることで評価を変えることができます。

日々多くの報告を目にする中で「この書き方勿体無いなぁ」とか「要点まとめられないかなぁ」と感じてしまう報告があることも事実です。
弊社からクライアントに報告を上げる際には僕が「こういう意味だよね」とスタッフの意図を読み取り多少手直ししてクライアントには提出しています。

社内への報告や営業報告で損してる人が本当に多いと感じますので、今回の記事が皆様の報告力向上の一助となれば幸いです。

報告がただの"日記"になってしまうという問題

報告書を見ていて特に気になるのが…「これってただの日記になってるじゃん…」という非常に残念な報告です。

起きた出来事をそのまま書き、自分の感情そのままで書かれている…挙句実績が低かったのはお客さんが少なかったせい、店舗が協力してくれなかったから、雨が降っていたから…

文字に起こすと「こんな報告書く人いるの？」と思いますが、普通に社会人経験がある人も気を付けないとこのような報告書になりがちです。試しに自分の報告などを見返すと意外と個人的な感想や他責思考っぽい内容を書きがちです。

このような報告書だとそもそも読む気があまり起きませんよね。
「事実＋自分の感情」の構成では日記のような報告になってしまい、評価されることはありません。というか「愚痴が多いな…」とか「何が伝えたいかわからない」などマイナスの評価につながることすらあります。

前提として「報告書は日記ではない」このことはしっかり胸に留めておきましょう。

ポイント①「誰が見る報告書なのか考える」

上記の例のように「自分目線の報告」をする人が圧倒的に多いです。
まずは「誰が見るかを考えながら書く」のが大事です。自分の目線で書くと感情優位な日記風になってしまうことが多いです。

例えば弊社の報告であれば

といったメンバーが見ますね。
「自分頑張りました！」「お客様が少なくて…」とか「いいお客様が多くて販売数が増えました！」とか書いても意味がありません。相手が欲しい情報を報告書に書くのが大切です。

例えば社内的に知りたいこととしては

という部分が重要となります。
注意事項としては改善提案ばかりになってしまうと、ある種言い訳をしているように感じますし、他責して文句言ってるように見えるため「見る側が不快にならない程度の改善提案」にして必要以上には書かず、書き方としても角が立たない書き方で書いていくことが重要です。

そしてクライアント(依頼メーカー)が知りたいこととしては、

が欲しい情報となります。

繰り返しになりますが、自分の感想とか気持ちは書いても意味がありません、相手の目線で書くのが重要です。

報告書はクライアント視点では生のマーケティングの材料としても使えます。メーカー視点に立ってみても自分の日記みたいな情報求めてないと言い切れます。
また、「次回の販売の施策をどういう風に組んでいくか」という発想や「どういうものがあったらさらに売れるのか」という情報も求められますね。
クライアントとしては弊社に出している委託費用を最大化して費用対効果を高めたいと考えています。また弊社内としても自社のスタッフはこんだけ売れてますよってメーカーに伝えたいため、次回以降どうしたら売上を最大化できるのかというのは欲しい情報です。

ここも情報の出し方が重要で、「売上が上がるにはこうした方がいい」という改善提案は欲しいのですが…問題点の指摘をしすぎるとめっちゃ愚痴を言っているように聞こえたりもしますよね。
「これもない・あれもない」、「売り場が良くない」、「売り場が汚れてる」、自己擁護したくなって言いたい気持ちはわかるのですが、相手に動いて欲しいばかりの要望になって「今日売れなかったのはあなたのせいだ」みたいな言い訳に聞こえる可能性があります。

こういった感謝ねぎらい→問題点の指摘→次回に向けた意欲というネガティブ情報をポジティブ情報で挟む話し方をサンドウィッチフィードバックと言います。
問題点の指摘は重要ですが、この話し方をしないとただ言い訳している人に見えてしまう可能性があります。そのため、こういった言い方で次回提案をするのが大切です。

ポイント②「報告は速さが重要」

報告は速さが大切です。
これも他者視点で考えるとわかりますが、例えば僕であったら、今日入店したスタッフがどうだったかとても気になります。
「天気悪いけどどうかな？」、「初めてのメーカーだな」とか、「大丈夫だったかな」とか…報告が遅いと大丈夫だったのかな？となるため、早く報告するのが大切です。
クライアント(メーカー)視点でも実施した翌日に報告が上がってると「頑張ってくれてたんだな」ってなりますよね。

報告のタイミングはとても大切で、100点の報告は無理なので60点で早く出すのが大切です。60点で出したとして気になるところは相手から聞かれます。100点の報告目指して遅くなるくらいなら60点で早く出したほうがいいです。
また当然のことですが、報告の期日を遅れるのは論外です。期日をしっかり守ってその中でも早く出すことが大切です。

ポイント③「良い報告書の定義」

良い報告書の定義ですが…よく勘違いしてるのが、「長く報告書を書けばいい」と思ってる人が一定数います。
しかし、中身のない報告書は生産性が低くく「要点がまとめられない人」というマイナス評価にもなる場合もあります。すなわち、長い報告書＝良い報告書ではありません。

これも他者視点を考えればわかることですが、相手の時間を奪うことに繋がります。報告書を読むことに対して時間をとっているわけで、「長い報告書を書く＝良い報告書・熱意が伝わる」ではありません。
逆に「要領が良くないのかな？」とか、「もうちょっと簡潔に書ける部分あるよな」とか、「めっちゃ愚痴ばかりじゃんこの報告書」ってなりがちです。
状況を細かく伝えたいのはわかるのですが、その現場を1日見ることは不可能です。これは営業活動の報告も同じで１ヶ月間を全て追うことはできません。自分の行動やそのときの感情をつらつらと書いていっても意味がなく、相手が欲しい情報を要点まとめて書くことが大切です。

報告書を読むという作業も相手の時間を奪う行為なので、相手も「もっと要点まとめて書いてよ」と思います。
このことについても、自分視点ではなくて相手視点で考えましょう。
自分の熱意とか気持ちをわかってよって思うかもしれませんが、相手からしたら読む時間を奪っているだけとなってしまうため、要点をまとめて相手が欲しい情報を書き出して過不足なく書くのが大切です。

例えば営業や販売で報告書を上げるのなら…

この3つで報告は終わりのはずです。
その間に自分がどう思ったかなどの感情論は意味がないですし、相手も望んでいません。
この3点について要点まとめて報告を出せれば問題ないのです。それをだらだら長々書いても言い訳がましく見えますし、何よりも読むのめんどくさいなと思ってしまいます。
この3点を過不足なくまとめて報告出すと社内の評価も上がりますし、それを見るクライアントの評価も上がっていきますので、是非意識してみてください。

他の人の報告書から読み取れること

皆さんは他の人の報告をみれる立場にいますか？
もし報告がみれる立場なら他の人の報告から自分の実績に繋げる報告書の読み方も覚えておきましょう。
その際に意識すべきは

です。

例えば先週弊社の業務報告の中で、新製品の販売で2店舗で開催し、AさんはA'店へ、BさんはB'店へ入店しました。その数値的な報告を見てみると

という結果でした。
結果は結果。この販売商品の構成から仮説を立てていくことが大切です。

このような仮説は立てることができます。
単純に「A'店が集客力があり人が多かった」「A'店は富裕層が多くて販売しやすいエリアだった」と環境要因で思考を止めるのではなく、自分事として捉え「どうしたら販売数が伸ばせたのだろう？」と思考していくことが自己成長に繋がります。

そして自分の次の現場の機会に仮説をもとに戦略を考え検証していく、この繰り返しでどんな仕事でも成長サイクルに載せることができます。
他の人の報告を見れる人は、数値から仮説をたて自己成長につなげるということを意識してみてください。

最後に

最後に、弊社では上記のような考えから報告の仕方だけに留まらず、所属スタッフの営業力・販売力を高める研修・教育を行っています。また、「仕事としては無理だけど相談に乗って欲しい！営業力・販売力を高めたい！」という方向けにオンラインや対面で営業力研修・販売力研修も対応しています。

• 実演販売に挑戦してみたい

• 営業力・販売力を高めたい

• 仕事の悩みを相談したい

等々様々なニーズにお答えすることができます。

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