【API禁止】あえてAI関数で“実務に耐える”半自動化を作った話【マジクラ】

こんにちは、まじんです。

今回は、前職で実際に業務へ組み込んでいた
Google Workspace × Gemini の業務改善事例 を紹介します。

今回は「こんなツールを作ってみました」系の話ではなく、
月に数百件、現場で本当に回していた仕組み の話です。

この記事では、
APIが使えない環境でも、Google Workspaceの中だけで業務を回せるようにした設計の考え方 を紹介します。

私は昨年まで、医療系の会社に勤めていました。

提携している医療機関に対し、
医療機器をリセラーとして提供する事業を行っており、

その業務の一環として 修理履歴を定期的に回収・確認する作業 がありました。

ここで問題になるのが、集まってくるデータの状態です。

• メーカーごとにフォーマットが違う

• 医療機関ごとに書き方も違う

• PDF、Excel、スキャンPDFが混在

• レイアウトは当然バラバラ

それらをもとに、
「この修理は保険適用の対象か？」を1件ずつ判断する必要がありました。

結論から言うと、
全部、人が目で見て確認するしかありません。

しかもこの作業、
「1件5分」と見積もっても、数百件あればそれだけで半日が消えます。

判断ミスは許されないので、流し見もできません。
単純作業に見えて、ずっと集中力を要求されるタイプの仕事でした。

この作業が、毎月 数百件。
正直、かなりの時間を持っていかれていました。

そんな中、当時社内で AI 推進担当をしていた私のもとに、

という相談が回ってきます。

ここが、今回の話のスタート地点です。