会議｜会議が増えた会社は、たいてい決まっていない

会議が増えた会社は、前に進んでいるように見えて、だいたい止まっている。

もちろん、
会議そのものが悪いわけではない。

情報共有が必要な場面はある。
複数部門で調整しなければいけないこともある。
経営判断の前に、事実を揃える時間も必要になる。

ただ、
会社の中で会議が増え始めたとき、私は少し警戒する。

なぜなら、
会議が増えている会社では、たいてい何かが決まっていないからだ。

会議が増えるとき会社の中では何が起きているか

現場では、よくこういう会話が出る。

「一度、関係者を集めましょう」
「次回までに整理しましょう」
「確認してから判断しましょう」
「念のため、もう一回すり合わせましょう」

一つひとつの言葉は、すごくまともに聞こえる。

でも、これが続くと危ない。

会議の数は増えている。
参加者も増えている。
議事録も残っている。
毎週、何かを話している。

それなのに、会社は前に進まない。
なぜか。

会議で決まっていないから

何をやるのか。
誰がやるのか。
いつまでにやるのか。
どの基準で判断するのか。
決まらなかった場合、誰が引き取るのか。

ここが曖昧なまま、会議だけが増えていく。

「共有」と「先送り」は見た目が似ている

「共有します」
「認識を合わせます」
「状況を確認します」

これ自体は必要だ。

ただし、
共有したあとに何も決まらないなら、それは前進ではない。

ただ情報を並べただけで終わっている。

問題は、会議をしたことによって、何となく仕事が進んだ気になってしまうことだ。

話した。
集まった。
確認した。
議事録も送った。

だから進んでいるように見える。
でも翌週、また同じ議題が上がる。

同じ論点を話す。
同じ人が同じ懸念を言う。
同じように「持ち帰ります」で終わる。

その瞬間、その会議は会社を前に進めていない。

会議が増える理由は、情報量が多いからではない。

決める人が曖昧。
決める基準が曖昧。
決める期限が曖昧。
責任の所在が曖昧。
部門間の優先順位が揃っていない。

この状態になると、会社は会議で不安を処理しようとする。

不安だから集める。
決められないから話す。
責任を取りたくないから全員に共有する。
誰かに判断してほしいから、関係者を増やす。

その結果、会議が増える。

でも、
関係者が増えたからといって、意思決定が強くなるわけではない。

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誰が決めるのかが曖昧なまま人数だけ増えると責任は薄まる

こうなると会社は、さらに決まらなくなる。

見るべきなのは、会議の数ではない。
会議の中で、どれだけ決定が生まれているか。

つまり、

決定密度

だ

1時間話して、何も決まっていない会議。
30分で、次の行動と責任者と期限が決まる会議。

会社を前に進めるのは、後者だ。

長く話したかどうかではない。
多くの人が参加したかどうかでもない。
議論が盛り上がったかどうかでもない。

会議の価値は、会社の動きが変わったかで決まる。

会議後に誰かの行動が変わっていないなら、その会議はまだ仕事に変換されていない。

会議が増えたとき、まずこう考えるといい。
この会社は、何を決められていないのか。

売上の話なのか。
採用の話なのか。
撤退の話なのか。
責任分担の話なのか。
優先順位の話なのか。

表面上は、会議が増えているだけに見える。

でも、
その奥にはだいたい未決定の論点がある。

会議が多い会社は、忙しい会社ではない。
決めるべきことが溜まっている会社だ。

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明日使える基準

会議が増えてきたら、まずこの5つを確認する。

その会議で何を決めるのか
決める人は誰か
判断材料は揃っているか
決まらなかった場合、誰が引き取るのか
次回も同じ話をする可能性はないか

この5つに答えられない会議は、増やす前に設計し直した方がいい。

会議は、会社を前に進めるためにある。
不安を薄めるために集まる場ではない。

会議が増えた会社は、たいてい決まっていない。

そして、決まっていない会社は、静かに止まっていく。

次の記事では、会議が空転する会社に共通する「決める人がいない構造」について書く。