「一人目バックオフィス」が難しい、本当の理由
会社にとって欠かせないバックオフィス。
これまで多くの会社のご支援をさせていただく中で、特に課題として感じてきたのが「一人目のバックオフィス」です。
どんなことにも言えますが、最初の一人目というのは想像以上の難しさがあります。スポットが当たりにくい「一人目バックオフィス」のリアルについて、少し書いてみたいと思います。
1. 一人目バックオフィスの難しさ
普通の会社では、「経理」「労務」「総務」「人事」など、それぞれに専門の部署があるのが一般的です。ただ、もちろんそのような体制の会社も、最初は何もないところから始まっています。
最初に採用されるバックオフィスの人は、どの部署にも明確に属さず「バックオフィス全般」を横断的に担うケースが多いです。もしくは、一般事務職として採用された方が、バックオフィス業務も営業事務も幅広く任されてるような場合も。
というのも、それぞれの専門性を持った人を一斉に採用するのは現実的に難しいです。採用費や人件費の問題もありますし、そもそも経理、労務、総務…とそれぞれの領域に切り分けた場合、そこまで業務量が多くないことも理由です。
そういう意味で、一人目の人に求められるのは、知識の深さではなく「会社の全体を見ながら必要なときに必要な役をすること」がまず一つ。そしてもう一つは、とにかく「自分でなんとかしようとする力」。笑
一人目って誰にも教えてもらえないんです。そのフェーズでは、業務の仕組みは何一つルール化されていないことが多く、自ら切り開いていくという気概が必要です。
2. 一人で担う難しさとキャリアの課題
前述の通り、誰も教えてくれないというのが、このポジションの難しさだと思います。一人目バックオフィスの人にとって、相談相手は外部の士業の方（税理士さんや社労士さん）になることが多いです。
専門的な判断はプロの意見を聞きながら、実務は自分でイチから組み立てていく必要があり、その苦労はなかなか可視化されません。だからこそ、孤独に感じやすいポジションでもあると思います。
そして、私が課題に感じている一人目バックオフィスの一番の問題は、「専門性を高めにくいこと」です。経理も労務も総務もあちこち横断的に対応する必要があり、最初のうちはどれかを専門的に深めていくことは難しい状況だと思います。
ただ、会社の規模が大きくなってくると、専門性の高い人材が必要な業務が増えてきます。経理のプロ、労務のプロ、人事のプロがそれぞれ社内に採用されるようになってくると、それまで必要とされていた幅広く対応する力よりも、「特定領域に深い知見を持つ人材」が求められるフェーズに移行していきます。
これは会社の成長に伴う健全な変化ではあるのですが、一人のころから頑張って貢献してくれていた人のキャリアアップが難しくなってしまう、というケースを何度も見てきました。目の前の仕事に必死に取り組むこと自体は素晴らしいことですが、それだけでは専門性を高めていくにはどうしても時間がかかるのが現実です。
もし会社としてその人の成長や定着を願うのであれば、長期的な展望のもとで、専門性を育てていくための機会や環境を用意することも大切だと思います。もちろん、本人の努力も必要にはなりますが。
3. 「全体が見える」からこその醍醐味
もちろん、大変なことばかりではありません。一人目だからこそ味わえる醍醐味もたくさんあります。
自分の仕事が会社にどんな影響を与えているのかが見えやすいこと。会社の成長をダイレクトに感じられること。これは、人数の多い大企業や、業務が細かく分断された組織ではなかなか得られない感覚です。
専門性を磨くこととは少し反対になってしまいますが、会社経営に必要なバックオフィスの業務を全体で把握できる、というのはとても貴重な経験だと思います。
4. 「何も起きない状態を作る」ための努力
一人目かどうかに関わらず、バックオフィス全般に共通しているのは、「何も起きない状態を作る」のが最優先の仕事という点です。これは本当にそうで、リスクを防いだり、トラブルを未然に防いだり、会社がスムーズに動けるように、先回りして道の舗装をしたり障害物を事前に取り除いて歩くスペースを確保するイメージです。
「何も起きていない」から「何もしていない」と見られてしまうこともありますが、そこにもかなりの労力がかかっています。もちろん、目に見えるような業務改善や効率化も大切ですが、そればかりでは会社経営は成り立ちません。
5. 最後に
バックオフィスの仕組みが整っていないフェーズでは、一人目バックオフィスの難しさゆえに定着しづらいのも事実ですが、会社の成長には不可欠なポジションです。
そのために、私たちのような外部支援の存在も、一つの手段として知っておいてもらえたら嬉しいです。当社がアウトソーシングの一人目バックオフィスとして入らせてもらったり、すでに社内にメンバーがいらっしゃる場合でも、メンバーが一人増えたような感覚で一緒に仕組みの構築をさせていただくこともあります。
会社にとっても働く人にとっても、難しさが多いポジションだからこそ、その難しさを当たり前にせず、支え合える環境がもっと増えていってほしいと願っています。
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