『飲み会の幹事を よくやったもんだ』　おかげでノウハウが身についた(自慢話をタラタラ)

私には、裏方の仕事が向いていたのかもしれない。

今回は長文になります。

同窓会やOB会､また個人的な飲み会の幹事を数多くやりました。

そこで得た結論は、
参加者が20人を越すと､幹事は飲み食いが出来ない､です。

同じ会社や職場であれば､そんなことは無いのですが､OB会･同窓会となるとまず自分の飲み食いは無理です。
特に食いは。

完全サービスのホテルでは､そんな事はないのですが､居酒屋レベルは､です｡

私はそれを承知で引き受けていました。

大学のOB会での飲み食いは､まず無理。
地方出身者が少ない大学でしたから､毎回約20～30人程度の規模でした。
年齢も学部もマチマチで､顔馴染みも少ない。
数年担当しました。
ドタキャンもしばしば。

カニ料理のお店で開催した時には､やっと落ち着いたと席に座ると､目の前には殻､殻､殻の山でした。
殻､殻､殻､､､､｡

収支は毎回完結させますから､ドタキャンが一番始末に悪い｡

会費は幹事も同じように払っていますが､皆と同じように飲み食いは出来ません。
これを承知で引き受けるのですから､相当のお人好しかも知れませんね。

色んな飲み会を経験する内に学んだのは
①ドタキャン対策
②お酒を飲む人飲まない人対策
③参加の案内は一方通行
です。

②お酒を飲む飲まない人対策
出来る限り参加費に差を付けました。
これは好評でしたね。
特に女性の参加者が減りません｡
(飲酒の)男どもは何故か文句を言わない。

①ドタキャン対策。
当初､これには頭を悩ませました。

飲食店への注文は､私を人数に含めず予約します。
予定の人数が集まれば､私の料理を追加注文します。
メニューが変わることもありますが､どーってことないですね。
複数怪しい人がいる時には､気心の知れた人に訳を説明し､協力を仰ぎます。
当日にアタフタすることないし､金目(ｶﾈﾒ)の不安もない。

③参加の案内は一方通行
情報は等しく発信しますが､参加のお願いはしません。
自主的に参加を表明した人はドタキャンが少ないからです。
これは私の鉄則になりました。

一番印象に残っているOB会があります｡

勤めていた支店が閉鎖になって数年後のことです。
私はすでに早期退職していた会社の支店です。
かつて､この支店に勤務していた時期もありましたから思い出があります。

OB会をやりたいとの声はありましたが､誰も手を挙げない。
早期退職をしていた私が音頭をとり､幹事になりました。
仲の良い元同僚２名も加わってくれました。

初代支店長に電話をすると
「是非是非開いて欲しい。先週､癌の宣告を受けたばかりなのだ｣

これを聞いたらやらない訳にはいかない。

あくまでも有志による企画ですから､現存の会社からの支援はありません。
当然のことながら社員名簿の提供もない。

結論を先に言いますが、
参加予定者数８３人に対し、出席者は８４人。

ドタキャンが誰一人いなかった。
逆にドタ参加が１人です(喜)。

当日の受付は数人が手伝ってくれました。

私は､どんな料理が並んでいたか見ていない。
一口も食べていない。
ビールは乾杯の時に一杯飲んでから､あと､二杯も飲んだかどうか。
司会をしたり写真を撮ったり。
久しぶりの再会を喜ぶだけの会で､特にイベント等はなくてもです。
それでも飲食は出来なかった。

会費は１人3,900円｡
飲食代は､軽食(2,000円)＋飲み放題(1,500円)です。
会場のホテルには3,500円×83、1,500円×１を支払いました。

残った3万円強が文書通信､写真､看板等の経費となります｡

有志での会ですから､会社の関与はありません。
赤字になると大変です。

呼び掛けた人や参加希望者のネットワークで参加者を募りました。

地元新聞支局に働きかけ､開催準備の様子を記事にしていただきました｡
(葉書２枚分の紙面でカラー写真付)。
市内ほぼ全戸配布しているのタウン紙にも大きく掲載していただきました。
いずれも無料です。
効果絶大。
ありがたかった。

社員各自のネットワークは､強いものがありましたね。

結果､ドタキャンが一人もいない。
逆に参加できない方からの丁寧な手紙もいただきました。

参加してほしい元社員も多くいました。
でも､こちらから葉書でお知らせした以外の出席依頼は一切しません。
葉書だけの一方通行案内。
電話など､対話型の参加依頼は､直前や無断欠席の確率が高いからです｡
これは経験から学んでいました｡

当日のテーブル別や集合写真は､参加者と不参加の連絡があった全員に送りました。
名前と顔の一致に往生こきました(笑)

後日､参加すればよかったとの連絡もありましたが､返事がなかった人には愛想笑いで対応しましたね｡

あれから18年。
再び開催の声が上がっています。

私は､もうシンドイ。

資料は奇麗にまとめてありますから､いつでもバトンタッチができます。
でも､そこから話が進みません。
会場手配から文書の発送､事前受付業務､当日の運営､収支報告等々､そりゃ大変です。
数人が精力的に手伝ってくれましたが､幹事はそれ以上の力量が必要です。

別件ですが､個人情報の管理は慎重にしました。
〇〇さんの住所や電話番号を知りたい､との問い合わせは一切お断り。

申し遅れました。
初代の支店長｡
闘病で参加が叶いませんでした｡
開催日の1週間後に逝去されました。
残念でした。

一番参加をしていただきたかったし､参加を希望されていた支店長。
支店開設に苦労を共にした面々も悲しがっていました。
本当に残念でした。

私にとっては相当の時間を費やし､表に出ないお金もかかりました。
(1月に発案､3月に実施の忙しいスケジュールでした)
でも､満足感がいっぱいでした。

お世話係は表(主役)に出ることはありません。
当日の主役は参加者の皆さんですからね。

繰り返しますが､ドタキャンが一人もいなかった。
嬉しかったです。

成功した要因のひとつには
③参加の案内を一方通行､に徹したからだと思っています。

この度は金額的に安く抑えたので､飲酒の有無による参加費の差は設けませんでした。

そして歴代の支店長や幹部には､旧役職の立場で挨拶をしていただく場面はないと事前に伝えていました。
過去の役職･職制に関係なく歓談できたと自負しています。

大変でしたが､自身のサラリーマン時代を思い出し､楽しかったです｡

(自慢話を長々とスミマセン)

≪補足≫

飲み会の幹事をされる方へ。

飲酒の有無で料金を変える。
案内は一方通行。

この二点を実行されたし､です。

もちろん､場合にヨリマスガネ｡

≪蛇足≫

この支店は複合ビル内にあり､支店が撤退後､解体されました｡
更地になった姿を眼下にしたホテルを会場に設定｡

複合ビルの完成前の航空写真､完成後の写真､解体中のビル内写真。
支店の最終日の社員さんの職場での写真｡
いろいろ準備しました｡

ビルの解体中､現場事務所を訪れた時に発見したものがあります｡
このビルの完成模型です｡
70㌢四方の台に紙で作ったビル模型｡

現場事務所の責任者に譲って下さいと懇願しました｡
このビル内で仕事をしていたんです､と｡

責任者｢ダメダメ、解体と同時進行でこの模型も少しづつ壊すんだ｣

しかし､後ほど電話があり｢あげるよ｡取りにおいで｣｡
缶ビール1箱を持参し､最敬礼で受け取りました｡

OB会では､みんな懐かしがって見てくれました。

監督さんと仲良くなり､解体中のビルの中にも入りました｡

解体現場の職人さんの焼肉パーティにも誘われました｡
解体中ビル屋上での焼肉パーティ｡
厳つい人が多い職人集団と一緒の焼肉パーティです。
緊張しました。

私もかつて数年勤務した支店｡

支店開設当初から最後までの資料をそろえ､一緒に働いた面々との再会。

自分で言うのもなんですが､良くやったと思います｡

長々と、自慢話で失礼いたしました｡