内部監査人が見たマンション管理組合ガバナンス論〜第4話管理会社は、パートナー？監督対象か？

内部監査人が見たマンション管理組合ガバナンス論〜第4話管理会社は、パートナー？監督すべき委託先？

第4話
管理会社は「パートナー」であり、「監督すべき委託先」でもある

マンション管理組合の運営において、管理会社の存在は極めて大きい。

会計。

理事会・総会の運営支援。

建物や設備の管理。

契約管理。

修繕に関する支援。

日常的な居住者対応。

多くの管理組合にとって、管理会社なしに日常の管理を続けることは容易ではない。

前回述べたように、管理組合には企業のような専門部署がない。

だからこそ、管理会社の専門性と継続性は大きな力になる。

しかし、公認内部監査人として管理組合を見ると、ここで一つの重要な問いが生まれる。

「頼りになる専門家」と「業務を委託している契約相手」を、同じものとして考えてよいのだろうか。

私は、この二つを分けて考える必要があると思っている。

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管理会社は、確かに重要なパートナーである

まず明確にしておきたい。

私は管理会社を敵だとは考えていない。

むしろ逆である。

理事が短期間で交代し、専門部署を持たない管理組合にとって、管理会社が持つ実務経験、専門知識、過去からの情報は極めて重要である。

新しい理事会が発足しても、マンションの管理は止まらない。

前年度までの契約がある。

継続中の修繕がある。

設備の点検がある。

未解決の課題もある。

こうした実務を継続して支える管理会社は、管理組合にとって重要なパートナーである。

国土交通省も、管理組合とマンション管理業者との管理委託契約について「マンション標準管理委託契約書」を示し、委託業務の範囲や内容、委託費等を明確にするための標準的な枠組みを整備している。なお、この標準契約書は法令そのものではなく、契約締結時の参考となるひな型である。

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しかし、管理会社は契約の相手方でもある

ここからがガバナンスの話である。

管理会社は専門家である。

同時に、

管理組合から報酬を受けて業務を行う受託者でもある。

管理組合と管理会社との間には管理委託契約が存在する。

つまり、

「いつも助けてくれる人」

という人間関係だけで捉えてはいけない。

契約で何を委託したのか。

その業務は履行されているか。

委託費は妥当か。

報告は十分か。

契約外の業務はどう扱われているか。

問題が生じたときに、どのように改善するのか。

これらを管理組合自身が確認する必要がある。

国土交通省の標準管理委託契約書も、委託する管理業務と委託費との関係を明確にする構造を採っている。

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背景にあるのは、知識の非対称性である

なぜ、管理組合は管理会社に依存しやすいのか。

その根本には、

知識の非対称性

がある。

管理会社は、日々多数の管理組合を担当し、法令改正、設備の技術動向、工事の相場、他物件での事例まで、業として情報を蓄積している。

一方、理事会は輪番や抽選で選ばれた区分所有者の集まりであり、多くは管理の実務知識を持たないまま任期を迎える。

しかも任期はおおむね二年で交代する。

知識を蓄積する側と、蓄積できない側。

この非対称性は、制度上避けられない。

だからこそ、

管理会社の説明が、専門知識を持たない理事会にとって「唯一の情報源」になりやすい。

比較する材料も、

反証する知識も、

理事会の側にはないことが多い。

これは管理会社が情報を隠しているという意味ではない。

構造として、判断材料の量と質に、最初から差があるということである。

この非対称性を放置すれば、

「専門家がそう言うなら、そうなのだろう」

という思考停止に、理事会は自然と近づいていく。

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「専門家だから任せる」が最も危ない

管理組合には専門知識が不足している。

だから管理会社へ委託する。

これは合理的である。

しかし、その次に、

専門家なのだから、管理会社に任せておけばよい。

となると話が変わる。

これが専門性への依存である。

知識の非対称性がある以上、この依存は自然に生まれる。

だからこそ、意識して抗わなければならない。

例えば、設備更新を考えてみる。

管理会社から、

「そろそろ交換が必要です」

と提案されたとする。

理事会が確認すべきなのは、

「管理会社がそう言っているから交換する」

ではない。

なぜ交換が必要なのか。

故障リスクはどの程度なのか。

修理という選択肢はないのか。

交換時期を延ばした場合のリスクは何か。

見積金額は妥当なのか。

他の選択肢は検討したのか。

理事会がこうした情報を理解した上で判断する。

それが意思決定である。

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管理会社は意思決定者ではない

ここは非常に重要である。

管理会社は、理事会の意思決定を支援する。

しかし、

意思決定そのものを代行する存在ではない。

少なくとも、本連載で前提としている一般的な理事会方式の管理組合では、管理会社への業務委託によって理事会自身の役割が消えるわけではない。

管理会社から提案を受ける。

説明を聞く。

必要なら追加資料を求める。

他の専門家の意見も聞く。

選択肢を比較する。

リスクを考える。

そして、

理事会が決める。

ここを曖昧にすると、

「管理会社が決めたのか」

「理事会が決めたのか」

後から分からなくなる。

これは説明責任の問題でもある。

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ここには構造的な利益相反が生じ得る

さらに内部監査の視点から見れば、もう一つ確認しておかなければならないことがある。

管理会社と管理組合の利益が、常に完全に一致するとは限らない。

これは管理会社が悪いという話ではない。

契約当事者である以上、当然に生じ得る構造の問題である。

管理組合は、

より良いサービスを、

適正な費用で受けたい。

一方、管理会社は営利企業であり、適正な利益を確保しなければ事業を継続できない。

さらに、修繕工事や設備更新などでは、管理会社自身や関連する事業者が提案・受注等に関与する場合もあり得る。

そして、この利益相反を見抜くこと自体、理事会にとっては難しい。

なぜなら、

利益相反が生じているかどうかを判断するにも、専門知識が要るからである。

知識の非対称性は、依存を生むだけでなく、

利益相反の発見そのものを困難にする。

だから重要なのは、

「利益相反があるか、ないか」と犯人探しをすることではない。

利益相反が生じ得ることを前提として、

情報を開示する。

比較する。

必要に応じて第三者の意見を求める。

意思決定の経緯を記録する。

そうした仕組みを持つことである。

これがガバナンスである。

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管理会社を監督するのは誰か

では、管理会社を監督するのは誰なのか。

監事ではない。

理事会である。

ここは第2話から一貫している。

管理会社へ業務を委託した以上、その履行状況を確認し、必要な指示を行い、契約を適切に管理するのは理事会の役割である。

そして監事が見るのは、

管理会社そのものというより、

理事会がその役割を適切に果たしているか

である。

したがって、監事から見れば、

管理会社
　↑
委託・監督
　│
理事会
　↑
独立した監査
　│
監事

という関係になる。

この位置関係を曖昧にしないことが重要である。

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管理会社への牽制は「不信」ではない

「管理会社を監督する」

「管理会社を牽制する」

という言葉には、少し強い印象があるかもしれない。

しかし、私はそうは考えていない。

企業では、

契約先の業務を確認することは当然である。

請求内容を確認する。

契約履行を確認する。

成果を評価する。

問題があれば改善を求める。

それを、

「取引先を信用していないから行う」

とは考えない。

適切な管理だから行うのである。

マンション管理組合でも同じである。

信頼する。

しかし確認する。

任せる。

しかし丸投げしない。

専門性を活用する。

しかし意思決定まで委ねない。

この距離感が重要なのである。

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そして、マンション管理士が効いてくる

ここまで来ると、前回触れたマンション管理士の役割が見えてくる。

知識の非対称性は、理事会と管理会社の間だけの問題ではない。

理事会自身が、非対称性を埋める手段を持たない限り、構造は変わらない。

マンション管理士は、管理会社の説明が正しいかどうかを「監視する人」として使うのではない。

理事会だけでは不足する専門性を補い、

別の視点を提供し、

選択肢を整理し、

理事会自身が判断できる状態をつくる。

そのための第三者専門家として活用するのである。

言い換えれば、マンション管理士の役割は、

理事会と管理会社との間にある知識の非対称性を、理事会の側から縮める

ことにある。

特に、大規模マンションでは、管理委託費、修繕、設備更新、保険などの金額も大きくなる。

仮に専門家への費用が発生しても、それによって重要な意思決定の質が高まり、契約条件や工事内容、将来リスクについてより適切な判断ができるのであれば、単なる「コスト」としてだけ評価すべきではない。

専門家にいくら払うかではなく、その専門性によって意思決定の質がどれだけ高まるか。

ここを見る必要がある。

このテーマは、改めて一話を使って考えたい。

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おわりに

管理会社は、

パートナーか。

監督の対象か。

私の答えは、

「両方である」

となる。

人的資源の乏しい管理組合にとって、管理会社は欠かせない専門的パートナーである。

しかし同時に、管理委託契約に基づいて業務を行う契約相手でもある。

その関係の根底には、知識の非対称性という、制度上避けられない構造がある。

この非対称性を前提とした上で、

信頼する。

そして確認する。

専門性を活用する。

そして牽制する。

支援を受ける。

しかし意思決定は手放さない。

私は、この関係こそが、管理会社と管理組合との健全な関係だと考えている。

そして、その関係をつくる主体は、

理事会である。

次回は、

「マンション管理士は何のためにいるのか」

をテーマにしたい。

管理会社とは異なる第三者の専門家を理事会が持つことによって、意思決定はどう変わるのか。

そして、大規模マンションにおいて専門家へ費用を払うことには、どのような意味があるのか。

「専門家へのコスト」ではなく、意思決定品質への投資という視点から考えていく。

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HI（Human Intelligence）
公認内部監査人（CIA）｜公認不正検査士（CFE）

企業で培ったガバナンス・リスクマネジメント・内部統制の知見を、マンション管理組合の現場へ翻訳し、「マンション管理組合にふさわしいガバナンス」を研究・発信している。

連載
『マンション管理組合ガバナンス論 ― 公認内部監査人が見た理事会の意思決定 ―』

制度的背景については、国土交通省が令和7年改正のマンション標準管理規約、標準管理委託契約書等を公開している。本稿ではこれらを制度的な参照枠としている。

国土交通省「マンション標準管理規約」
国土交通省「マンション標準管理委託契約書等」

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