レイヤーを学ぶことが論理的思考への第一歩？
唐突ですが、報告や説明って難しいですよね。
人に理解して貰うには、説明するモノやコトが一瞬で凄いと分かるようなシンプルな凄さがあるか、そうでない場合は説明が論理的でなければなりません。
しかしまぁこの「論理的であること」というのが難しく、またこの論理的な思考や方法を身につける勉強法が「ロジカルシンキング(論理的思考)」といった類の本を読むくらいしかないように思えるのもハードル(障壁)が高いんですよね。
今日は、そんなとっかかり難い論理的な思考への第一歩として、ビジネスや生活のいかなる場面でも活用し、論理的思考にも不可欠なレイヤーや構造化についてのお話です。
レイヤーとは
レイヤーとは層のことです。地層を想像して貰えば良いですね。重なりあってる状態でそのひとつを指してレイヤー(層)と呼びます。
仕事ではマーケティングで良く出てくるファネル(ピラミッド構造)を想像して貰えると良いと思います。
↓これは最も有名な購買ファネルというもので、商品の売り上げを伸ばす時の考え方の整理で使われます。
例えば、Nintendo Switchを例に考えてみると、Nintendo Switchが欲しい人は既に欲求が具体的になっている(顕在化している)ので顕在層と呼びます。
ゲーム機は欲しいけど、具体的にどのゲーム機が欲しいと決まってない人は、Switchの魅力を伝えればPlaystationではなくSwitchを買ってくれる可能性は高いので準顕在層と呼びます。
お金はあるけど、ゲームが欲しいか分からない人はSwitchを勧めたことによって新たに興味を持って買うこともあるかも知れないし、全く興味を持たずに買わないかも知れないので、潜在層と呼びます。
図のように、興味が強い顕在層の方が人数は少なく、逆に興味が無い潜在層の方が人数は多いという関係性ができています。
この顕在層、準顕在層、潜在層のように分けたそれぞれをレイヤー(層)と言います。
人はそれぞれを見ると微妙な違いがありますが、一人一人には対応ができないので、買ってくれそうな人達を顕在層、買う可能性が低い人達を潜在層というようにレイヤーに分けて考えて戦略を組み立てていきます。
様々な場面で使われるレイヤー(層)の概念
仕事をしているとこのレイヤーが常に形を変えて出てきます。例えば経営層という言葉がある通り、これは経営に関わるレイヤー(役職)の人達の事を言います。
一方で、商品のプロモーションでは、特に若手が「う～ん、良いアイディアだけど、それはどちらかと言うとブランディングになるから今回のとは少しレイヤーが違うかな」とか「店頭でキャンペーンをやる前に、今はもう少し全体のプランニングをするレイヤーかな」などと言われているシーンを度々見ることがありますよね。
これは、経営層のような層というより、考え方の「軸」や「視点」で使われます。
ここで言いたいことは、このように話をする内容によって、さまざまなレイヤー(軸や視点)があるということです。
そして、この軸は使えば使うほど自分に引き出しが増えて、意識しなくても状況に合わせて話ができるようになります。
Excelなどの表計算ソフトで日報を書きレイヤーに慣れる
では、実際に日常業務によくある報告業務である「日報」でこのレイヤーについて考えてみましょう。
日報を書くと「いつまで？」とか「誰が？」とか「分かりにくい」と殆どの人が言われたことと思います。この原因はそもそも日報で何を書いて良いか整理できていないからだと私は考えています。
整理できていないのに、メールなど白紙にいきなり書き始めたり、必要無い5W1Hで考えて書こうとするから上手く行きません。
それに対して表計算ソフトのようなマス目上の構造を使って整理していくと、スムーズに必要なことを書いていくことができ、自然にレイヤーの概念が身についてきます。
例えば、↓こんな感じ。
内容はWeb制作の人を想定して適当に想像して書きましたが、日報であれば会社名、案件名、納品物、関係者(営業や制作)、納期、そして自分が行った作業内容が入っていれば、だいたい足りてるかと思います。
これなら白紙の状態で何を書けば良いか考えるのではなく、決められた項目に沿って書いていくだけです。ちょっとややこしく感じるかもしれませんが、横軸と縦軸がそれぞれレイヤーになります。
そして、これをメールに文章で書いていくと、↓こんな感じになるのかなと。
A社 コーポレートサイトリニューアル 担当営業：Oさん、制作D：Sさん 6/30納品
デザインがFIXし、UIのパーツとトップページのコーディングに関して進捗確認と修正指示を行った。
B社 XXXXX リブランディング 担当営業：Kさん 制作CD：Eさん 8/15納品
4/24に了承いただいたリブランディングの考え方に則って、サイトの構成(ワイヤー)を作成した。5/27(水)に初回提出予定。
C社 YYYYY SNSコミュニケーション施策 担当営業：Iさん 制作CD：Uさん 8/15納品
次回5/29(金)の提案書を作成した。GW前に1度概念を提示済でSNSアカウントのガイドラインの前に目的や大まかなコミュニケーションプランを提案する予定。具体的には公式アカウントで情報発信をするも、KPIはツールを使ったUGCでのバズ量とし、コンテンツに反映していく体制を想定。
クライアント、案件名、関係者、納期を見出しに集約し、概要などの説明をその下に記載。3件とも同じ順序で同じ項目が書かれているので読みやすいと思います。
これがレイヤーがあっている状態です。
また、殆どEXCELのままコピペをすれば良いだけなので非常に効率的だというメリットもありますね。
この内容でもダメ出しをされるかも知れませんが「誰に？」とか「いつまでに？」などという質問は来にくくなると思います。
レイヤーをマネージャーに上げて考えてみる
では今度は現場の担当者ではなく、マネージャーにレイヤー(視点)を変えて考えてみましょう。マネージャーは報告する内容が複数人の部下の取り組み内容になるので日報ではなく週報になります。
例えばですが↓こんな感じになるかなと思います。
若干項目が増えました。ここで変わったところは個人の日報とは違って、部で扱う週報のため案件が増えたことがありますが、その他にもレイヤーで見ると
1) クライアントのセルがグループになった
2) 売上、売総(売上から仕入れを引いたもの)、利益率の列が増えた
ということがあります。
1)に関しては報告をする際に重複する内容はグループにした方が分かりやすいためです。
2)に関しては個人での報告は作業の報告になるが、部単位になると会社への利益貢献になるため、報告する内容が利益に寄ったというところです。
このように現場作業者とマネージャーでは、見ているものの視点(レイヤー)が違ってくるため、EXCEL表の列や軸も変わってきます。
また、案件というレイヤーで見ると、No5の案件は売上は2番目に高く、殆どが自社で内製(制作)しているので利益率は66.6％と1番高いことが分かります。
(売総と言うのは売上総利益のことで、分からない人は売上から仕入れを引いた自社の取り分と考えてください)
しかし、今度は会社単位で見てみるとA社＞B社＞C社の順に売総が高いのが分かります。
このように何に視点(レイヤー)を置くかということで、全く見えるものが違ってくるので、このレイヤーの引き出しを沢山持っておくということが非常に重要です。
恐らく日報などの表は上司から記入するように言われて渡されて使うと思うのですが、日報だけでなく表に慣れて、自らが項目を考え表自体を作っていけるようになっていきましょう。
グループ化できるものは左の列へと入れ替える
先ほどのマネージャーの視点で考えた例の図をもう1度見てもらうと、クライアントの列は複数案件にまたがってグループ化されていると思います。
このようにグループ化できるものは取りまとめていきます。どういう時にグループ化をしていくかと言うと、↓このようにクライアント別の売上を見たい時などに使います。
この図では、案件ごとの売上を更にクライアントに合わせてグループ化していて、どこのクライアントがお得意様なのかが一目で分かります。
では、売上の視点(レイヤー)で、これを別の図で書いてみると↓このように書くこともできます。
どうでしょうか？
一番左にある物が部の売上で、その内訳としてクライアント、更にクライアントの内訳と言うように、ツリー図にすることでEXCELよりももっと分かりやすくなったと思いませんか？
売上を例にしましたが、売上の構造がどうなっているか分かるようにすることを構造化と言います。
ロジカルシンキングは構造化？
「ロジカルシンキング」というワードで検索をすると、一緒に「構造化」というワードも沢山出てくるかと思います。そこで構造化について検索してみるとやたらと難しい説明が出てきてこれまた混乱しちゃうんですよね。
しかし、レイヤー(視点や軸)を意識しながらEXCELで整理して、それを図にするのは意外にできそうじゃないですか？
勿論、ロジカルシンキングは構造化が全てではないのですが、少なくとも日報などの報告事項に関しては、今回ご紹介したことに取り組むだけである程度改善できるかと思います。
返答が早く分かりやすい人は何をしているか
仕事に苦戦しているように見える若手に「どうしたら即座に説明ができるようになるのか」と時々聞かれるのですが、これは私自身の経験でいうと、EXCEL表や構造化を逐一していったら、いつの間にか頭に叩き込まれていて書かなくても頭の中でそれができるようになったというところです。
要するに何度もやっていたら自然と訓練されて頭の中に引き出しができて、聞かれた時には引き出しを開けるだけになっていたという感じです。
ですので、理解をすることは大事ですが、完璧に理解できていなくても取り組むことが大事かなと思います。やっているといつの間にか自分の中でパターン化されて引き出しになるので、何かあった時に引き出しを開けるだけでスッと返答ができるようになります。
まとめ
さあどうでしょうか。ここまで難しかったでしょうか。やっぱり難しいと思う人も居たかも知れませんが、もしかしたら「出来ないことは無い」とか「やろうと思えばできる」とか「余裕です」いう感じじゃないでしょうか。
そうです。実は結構できる人はいるんですよ。ただ、具体的にどうやって組み立てて良いか分からなかったり、何か難しそうで食わず嫌いになっていたり、または何のツールを使って良いか分からないといった人が殆どなんじゃないかと思います。
難しいとしたら、やっぱり上司の視点なのか作業者としての視点なのか、上司の場合はEXCELの列や行などの軸は何にするかというレイヤーのところだと思います。ここを訓練していきましょう。
ではまとめです。
論理的思考の第一歩へ
・表計算ソフト(EXCELなど)を使ってレイヤー(視点や軸)の概念を身に付ける
・レイヤーには様々な形がある
・日報や週報は表計算ソフトを使うと良い
・項目を考え、表自体を自分で作れるようになる
・作業者からマネージャーのように視点が変わると表の項目が変わる
・まとめられる項目はまとめて左に配置する
・EXCELをツリー図にまとめると構造化につながる
・ロジカルシンキングは何度も訓練をして自分の引き出しを増やすことが重要
これだけできれば苦手意識も少なくなって、その先は自ら学んでいけるかと思います。ロジカルシンキングへの第一歩として取り組んでみてください。
EXCELが無い人はGoogleがスプレッドシートというEXCEL同等のツールが無料で提供しているので、そちらを使うのも良いと思います。
終