RPAやAIがなくても自動化・時短できるがナメてはいけない話

こんにちは。榊です。

• 自動化したいけど、RPAとか難しそう…

• AIツール使うにはスキルが必要だよね

• もっと手軽に業務効率化できないかな？

こんな風に思ったこと、ありませんか？

僕もそうでした。

でも、実はRPAやAIがなくても、自動化に近いことはできるんです。

しかも、すぐに始められる。

今回は、RPAやAIなど使わなくてもできる「小さな自動化・時短」について書いてみたいと思います。

ぜひご一読ください。

自動化の本質は2つある

自動化というと、RPAやAIを思い浮かべる人が多いと思います。

たしかにRPAやAIは強力なツールです。

昔、Power Automateがでたときはプログラミング無しで自動化できると話題で日本ではかなり売れたと聞きます。

また、AIも最近ではAIエージェントが自律的にタスクをこなしてくれると話題です。

でも、導入するにはスキルやお金、環境が必要だったりしますよね。

ただ、自動化の本質は以下の2つに絞られます。

• 繰り返しを極力減らすこと

• 常に同じ結果を出すこと

ツールは正直何でも良くて、繰り返し作業を極力減らし常に同じ結果を出すことが重要なんです。

そう考えると、RPAやAIがなくてもできることは、意外とたくさんあります。

例：辞書登録で時短する

では、ここからは例を出してみましょう。

たとえば、自分の仕事を俯瞰した結果「メールの書き方」が常に同じだと気づいたとします。

このとき使えるツールが、辞書登録です。

辞書登録は、RPAもAIではなくOSの標準機能になります。

定型文を登録する

例えば、メールを書くとき。

毎回こんな文章を入力しているとします。

「いつもお世話になっております。○○商事の榊です。」

上の文章を打つのに約5秒かかるとします。

そこで「いつ」と入力するだけで文章が出てくるように辞書登録しておきます。

これで、入力時間は約1秒。

つまり、1回で約4秒の時短になります。

「たった4秒？」と思うかもしれませんよね。

でも、これが1日・1時間・1年と積み重なるとどうなるでしょうか。

1. 1日5回同じ定型文が入ったメールを送る

2. 1回4秒短縮 × 5回 = 20秒/日

3. 週5日 × 20秒 = 100秒/週（約1分40秒）

4. 月4週 × 100秒 = 400秒/月（約6分40秒）

5. 年間 × 12ヶ月 = 約80分（1時間20分）

たった1つの定型文入力を時短することで1年で1時間20分の時短になります。

さて、この時短できる定型文が10個あったらどうでしょう。

年間で8時間という1日の労働時間分が余裕で時短できますよね。

表記ゆれをなくす

辞書登録は、定型文だけではありません。

間違いや表記ゆれをなくすという使い方もあります。

例えば、「Google」という単語。

「google」と小文字で打ってしまうことってありませんか？

でも、正しくは「Google」です。

こういう専門用語を辞書登録しておくと、常に「Google」に変換されるようになります。

他にも：

• 「Microsoft」（microsoft ではなく）

• 「Excel」（excel ではなく）

• 会社名や製品名の正式表記

こういった専門用語を登録しておくと、表記ミスがなくなります。

しかも、一度登録すれば、それ以降は意識しなくても正しい表記になる。

つまり、常に同じ結果を出すことで自分自身の仕事の品質が保たれるわけです。

ちなみに、僕は会社名や製品名を間違えるのは失礼にあたると考えているので、真っ先に辞書登録します。

たとえ、その会社との関係性があったとしてもです。

大事なことは自分の仕事を俯瞰すること

とはいえ、辞書ツールはあくまで方法のひとつです。

一番大事なのは、自分の仕事のやり方を俯瞰してみること。

その中で、自動化・時短できることが「メールの書き方」であれば、辞書ツールを使うに過ぎません。

これが「ファイルの整理」であれば、フォルダ構造の見直しやプログラミング、RPAの必要があります。

そして「同じ資料を何度も作る」が課題なら、テンプレート化するなりして時短を図ります。

自分の仕事を俯瞰して、繰り返しを見つけて、それに合った方法で解決する。

これが、自動化・時短の本質だと思います。

「速さ」が生み出すメリットは計り知れない

こうした「仕事の速さ」について、印象に残っている本があります。

マッキンゼーで活躍した赤羽雄二さんの『速さは全てを解決する ゼロ秒思考の仕事術』という本です。

この本では、仕事の速さに関する重要性が語られています。

仕事を速くする目的は、浮いた時間をより質の高い仕事に使うことです。

もちろん、たまに遊ぶならいいですし、定時で帰るのは基本中の基本です。

仕事が速くなれば、その分だけ思考に使える余白が生まれます。

そして、その余白こそが仕事の質を上げていくのだと思います。

辞書登録で年間1時間短縮できたら、その1時間で何ができるか。

• 新しいスキルを学ぶ

• 業務改善を考える

• ちょっと早く帰って家族と過ごす

こうした選択肢が増えるんですよね。

そんな仕事を早くするヒントがこの本には書いてます。ぜひご一読ください。

まとめ

効率化というと、大きな仕組みや新しいツールを導入することを考えがちです。

でも実際は、もっと小さなところから始められます。

まずは、自分の仕事のやり方を俯瞰してみること。

その中で

• 「この作業、繰り返してるな」と気づく

• その繰り返しを減らす方法を考える

• 辞書登録、テンプレート化、ショートカットキーなど、手軽な方法で解決する

RPAやAIがなくても、こういう「小さな時短」は今すぐできます。

そんな小さな工夫の積み重ねが、仕事を少しずつ楽にしてくれるのかもしれません。

P.S.

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ではでは。