歯科医院の開業準備で意外と苦労したことークレジットカードは早めに準備ー

内装工事が終わってからのクリティカルな問題

大型の医療機器や内装工事については、融資金から業者へ振り込むことが多いと思います。しかし、医院が実際に形になってくると、それ以外にも細かな買い物が次々と発生します。

家具、パソコン、家電、収納用品、文房具、スタッフが使用する備品などです。

一つひとつは内装工事や医療機器ほど高額ではありません。しかし、まとめて購入すると、かなりの金額になります。

このとき、私が予想以上に苦労したのが、クレジットカードでした。

内装完成後は、細かな出費が一気に増える

医院の内装が完成してから開業するまでの期間は、とにかく買うものが多くなります。

「ここに棚が必要だ」

「パソコンをもう一台用意しなければならない」

「スタッフ用の備品が足りない」

実際に完成した診療室や受付を見て、そこで働く場面を想像してみないと気づかないものも少なくありません。

そのため、開業直前になると、自身が一時的に代金を立て替え、インターネット通販や量販店で購入する機会が増えてきます。

私も、家具やパソコン、そのほかの細かな備品を購入するために、楽天カードを追加で作りました。

ところが、金額の大きな決済をしようとするたびに、決済が止まってしまいました。

決済が止まるたびに、開業準備も止まる

不正利用を防ぐための仕組みなので、カード会社の対応としては当然なのだと思います。

しかし、開業直前の最も忙しい時期に、決済のたびに止められると非常に困ります。

カード会社へ電話をして本人確認を行い、決済できる状態に戻してもらう。それでもすぐに購入できない場合は、支払い方法をコンビニ払いに変更する。

コンビニまで支払いに行き、入金が反映されるのを待ってから、ようやく商品の手配が進む。この一連の作業のたびに、仕事が中断されました。

数分で終わるはずだった買い物に、電話や本人確認、支払い方法の変更、コンビニへの移動などで時間を取られます。

一つひとつは小さな手間です。しかし、開業直前は、業者との打ち合わせ、スタッフの採用や教育、行政への届出、院内の準備など、やることが山積みです。

そのような時期にカードの決済が止まると、単に買い物ができないだけではありません。

準備全体の流れが止まります。

集中して仕事を進めていたところで、カード会社へ電話をかける。今度はコンビニへ支払いに行く。戻ってきた頃には、何をしていたのかを思い出すところから再開する。

時間だけでなく、集中力まで奪われました。

開業直前の貴重な時間が、クレジットカードの対応によって何度も止まってしまったのです。

個人用カードを追加するだけでは不十分だった

私の場合は、開業準備のためにカードを追加しましたが、それでも十分ではありませんでした。

普段の生活で使うクレジットカードと、医院の開業準備で使用するカードとでは、利用金額も利用頻度も大きく異なります。

短期間に家具やパソコンなどをまとめて購入すると、普段とは明らかに違う使い方になります。

利用可能額が残っていたとしても、高額な決済や短期間に集中した決済によって、利用を止められることがあります。

また、医院の経費と個人の買い物を同じカードで支払うと、後から会計処理をするときにも手間が増えます。

開業準備の段階から、事業用の支払いを分けておいた方が管理しやすかったと思います。

理想は、限度額に余裕のある事業用カードを開業前に準備すること

開業後、私はKOデンタルの担当者から紹介を受け、アメリカン・エキスプレスのビジネスカードを作りました。

事業用のカードを持っていると、医院で使用した経費をまとめやすくなり、個人の支出とも区別しやすくなります。

ただ、私がこのカードを作ったのは開業後でした。

今振り返ると、できれば開業前から準備しておいた方がよかったと思います。

開業準備中には、想定していなかった支払いが次々と発生します。特に内装完成後は、家具、パソコン、家電、収納用品などの購入が集中します。

そのため、開業の数か月前には、次の点を確認しておくことをおすすめします。

・事業用のクレジットカードを用意しているか
・利用可能額に余裕があるか
・高額な決済をした場合に止まる可能性はないか
・医院の経費と個人の支出を分けられているか
・カードが届き、実際に使用できる状態になっているか

カードは、申し込めばすぐに自由に使えるとは限りません。

審査や発行に時間がかかる場合もあります。事業用カードであっても、最初から希望する金額を利用できるとは限りません。

開業直前になって慌てて申し込むのではなく、時間に余裕があるうちに準備し、実際に一度使っておく方が安心です。

開業準備では「支払う手段」まで準備しておく

医院を開業するときは、融資額や見積書、医療機器の価格には注意を払います。

一方で、実際にそのお金をどのような方法で支払うかについては、意外と後回しになりがちです。

しかし、開業直前は時間がありません。

決済が一回止まるたびに、カード会社へ電話をする。
支払い方法を変更する。
コンビニへ支払いに行く。
入金が反映されるのを待つ。
その間、開業準備の時間も止まります。

金額の問題以上に、時間と集中力を奪われることが大きな問題でした。

医院の開業を予定している先生には、銀行口座だけでなく、事業用クレジットカードについても早めに準備しておくことをおすすめします。

限度額に余裕のあるカードを事前に用意し、経費の支払いに使用できる状態にしておく。

地味な準備ですが、開業直前の仕事を止めずに進めるためには、意外と重要なポイントです。