仕事がたまって「もう無理！」と投げ出す前に優先順位をつけて片付けよう
仕事に慣れて来て色々なことが出来るようになると、あちこちから仕事が回ってくるようになります。
昇進して部下が出来るようになると、なおさら仕事は増える一方です。
そんな時、決して言ってはいけないことは、「それは私の仕事ではありません」ということです。
相手は、「あの人ならやってくれる」、「彼が適任だ」、「これをこなすことが出来ればさらに一回り大きくなるだろう」と、思うからこそ声をかけてくれたのです。
それを「出来ません」と言って断るようでは、「あいつはダメ人間だ」というレッテルを貼られて、二度と仕事は回って来なくなります。出世の道も閉ざされたのと同じです。
仕事というのは常に追いかけなければなりません。
自分の仕事だけでなく人の仕事まで取って、上司の仕事までこなすようでなければ成長は見込めないのです。
以下記事にも書いていますのでよければご覧ください。
そうやってどんどん仕事を増やして抱え込むようになると、必ずどこかでパンク状態になり、処理しきれなくなってきます。
そんな時でも冷静に仕事の順番を決めてこなしていくには、それぞれの優先順位が重要になります。
優先順位をつけることによって、作業時間を短縮し、効率よくすべてのやるべきことを達成することが出来るようになるのです。
今日はその優先順位のつけ方です。
＜重要度だけで決める＞
（やることリスト作成）
優先順位を考える前に、まずやらなければいけないことは何なのか、やりたいことは何なのか、これらを大きなものから小さなものまで、一通り漏れの無いように全て書き出してみることです。
これがはっきりしないことには話が前に進みません。このことは次に述べるどの方法にも共通してしなければいけないことになります。
（ランク付け）
そして優先順位をつける最も簡単な方法は、ＡＢＣ分析と呼ばれる重要度のみで判断する方法です。リスアップした項目ごとの重要度に応じて、
「Ａ最重要、絶対にやらなければいけないこと」、
「Ｂ重要だけど最悪やらなくても問題ないこと」、
「Ｃそれほど重要ではないけど、やったらすっきりすること」、
に仕分けしてみます。
（取り組み開始）
あとは、Ａから順番にＢ、Ｃとやっていけばいいのです。こうすれば、別にやらなくてもいいものに手を取られて、絶対にやらなければいけないことが出来なくなるということがなくなります。
＜重要度と緊急度で決める＞
やることが増えて来て、「いつまでにやってくれ」と言うようなことが出来てくると、そのことも考慮に入れなければいけなくなってきます。
このように重要度と緊急度の二つを考慮するのがアイゼンハワーマトリックスと呼ばれる方法です。
（重要度と緊急度で分類）
出来上がった「やることリスト」を、今度は重要度と緊急度に応じて分けていきます。
この時の目安は、重要度は、目標達成や健康など自分の人生に影響のあること。
緊急度は、期限が迫っていて今すぐ対応が必要なことです。
Ａ：緊急かつ重要なこと
Ｂ：重要だが緊急ではないこと
Ｃ：緊急だが重要ではないこと
Ｄ：緊急でも重要でもないこと
（行動を決める）
分類が出来たら決められた順番に従って取り掛かります。
Ａ：最優先ですぐに取り掛かります。
Ｂ：スケジュールに入れるなどして時間を確保し、計画的にやりましょう。
Ｃ：最小限の時間に決めてやるか、人に任せてしまいましょう。
Ｄ：息抜きのためにやるか、やらない。やらないと決めることも重要です。
（同じグループ内の優先順位）
このように分類しても、やることが多いと、同じグループ内にいくつもやらなければならないことが出来てきます。
こんな時は、すぐに出来てしまいそうなことを先に片づけてしまいましょう。
逆に時間がかなりかかりそうなことも、とりあえず手を付けておくと後の負担が少なくなります。
同時進行するのもいいでしょう。
他のことと関連付けられていることは、先にそれをする必要があります。
よく内容を見てみましょう。
又、途中で新しくしなければいけないことが舞い込んでくることがあります。
これも結構あるので、見越したうえで余裕を持って対応できるようにしておきましょう。
場合によっては予定変更を余儀なくされたりすることもあるのでそれにも柔軟に対応する必要があります。
（確認すること）
こうして着手したことは、毎日チェックして進捗状況を確認することを忘れてはいけません。
常に今最も価値のあることは何なのかを意識し、優先順位をつけて効率よく行動することで、仕事もびっくりするくらいスムースにはかどり、みるみるうちに片付いていくことでしょう。
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