あなたは部下に仕事を任せられますか
現在部下をお持ちのあなた、
これから頑張って部下をたくさん持ちたいと思っているあなた、
自分の仕事を部下に任せることは出来ますか？
私も永年部下に仕事を教え、そして任せ、育てながら成長を見守ってきました。
今日は部下に仕事を任すことについて、任せ方や注意点などを細かくお話しします。
＜仕事を任せるとは？＞
部下に仕事を任せるということは、
ただ単に作業を割り当てるだけでなく、期待する成果や責任を共有し、部下の主体性を引き出して成長させ、組織の力をアップさせることです。
完璧な仕事を求めるだけなら自分でやった方が早くて確実ですが、組織として成長する為に任せるという勇気も必要なのです。
任せるには、失敗も含めて相手を成長させる姿勢が大切です。
任せることができれば、部下の中で考える力が備わり、やらされた感がなくなり、当事者意識が芽生え、経験値が増えるため、成長スピードが加速していきます。
＜仕事を任せるメリットは？＞
仕事を任せることができれば、上司にはより高度な判断業務に集中する時間的余裕ができ、部下にとっては成功体験を積み重ねて成長することができます。
＜任せる前の準備は？＞
〇 自分が抱えている業務をリストアップし、その内容から、
①自分にしかできない仕事、
②部下や同僚に任せられる仕事。
③マニュアル化できる定型的な仕事に分類します。
これによりその仕事を誰に任せるべきかが見えてきます。
〇 適切な仕事を選び、目的・ゴール・範囲・難易度・リスク・締め切りを整理して明確にします。
〇 誰に任せるべきか、部下のスキルや経験、キャリア志向、現在の業務量などから担当者を選びます。
＜任せてはいけない仕事は？＞
しかし、何でもかんでもすべて任せればいいというわけではありません。
任せてはいけない仕事をいくつか挙げてみます。
〇 失敗すると取り返しがつかない仕事。
例えば、大口顧客との最終提案や、契約法務関係、会社の信用に直結する判断などです。
〇 ゴールが曖昧な仕事は、正解がないので何をやってもうまくいかず、怒られます。
〇 上司しか持っていない情報が必要な仕事。
例えば、機密情報を扱う仕事や経営判断などです。
〇 トラブル処理など、炎上している案件に放り込むこと。
〇 センシティブな人事や評価に関する仕事などです。
＜部下のタイプ別の任せ方は？＞
部下のタイプ別にみても任せていい仕事が違います。
〇 経験の浅い部下には、細かく手順を示し、理由を教え、見本を見せて頻繁に途中でチェックする事です。
〇 指示待ちタイプでやる気の低い部下には、タスクを細かく分解し、期限を短めに設定し、「これをやると＊＊に役立つ」と意味づけをします。
「自由にやって」はNGです。
〇 ミスが多い時は、原因が能力なのか、理解力なのか、不注意なのかを分析します。
「気をつけろ」だけではダメです。
〇 そこそこできる中堅の部下には、敢えて答えを言わず考えさせます。
判断をゆだねる場面を作り、なぜ成功したのか、なぜ失敗したのかを深く考えさせることで判断力を養っていきます。
〇 プライドが高い部下には、「この分野は君が一番だと思っているから」と、頼る姿勢を見せるとうまくいきます。
頭ごなしに指示をすると反発されます。
〇 ベテラン社員には、ゴールだけを示し、プロセスは任せます。
全て任せる勇気も必要です。
＜任せ方のステップは？＞
任せる工程の順番は次のようにするとうまくいきます。
⑴、「何をするのか」、
「なぜこの仕事をするのか」、
「なぜ他の人ではなく君に任せたいのか」、
「この仕事が組織にどのように貢献するのか」、
「ゴールはどこまでやればいいのか」、
「いつまでにやればいいのか」を明確にします。
⑵、「どこまで自分の裁量で進めていいのか」という権限の範囲を事前に明確にしておきます。
⑶、時間・情報・ツール・協力者など、その作業に必要な環境を整えます。
⑷、やり方には細かく口に出さず、
「あの仕事は順調？」、
「何か困ったことはないかい？」と声掛けをして、定期的に進捗を確認します。
⑸、完遂したら、結果を褒めるだけでなく、工夫したことや、途中で苦労したことなどを振り返り、改善点を見つけます。
＜任せた後のフィードバックは？＞
フィードバックの目的は、評価や批判ではありません。
部下の行動を促し、意欲を引き出し、強みや改善点を理解させ、成長を支援するという重要なコミュニケーションです。
気付いたことを指摘する際は、
「君は＊＊だ」ではなく、
「あの時の君の＊＊という行動が＠＠という影響をもたらした」というように、具体的事実と行動に焦点を当て、部下が客観的に振り返ることができるようにすることです。
また、タイミングを逃さないことも大切です。
記憶が新しいうちに伝えることで、内容を理解しやすく、次の行動に活かしやすくなります。
また、「上司が見てくれている」という安心感にもつながります。
＜失敗するパターンは？＞
「コレだと間違いなく失敗する」というパターンもあります。
● 丸投げして失敗したら責任を取らせるようなことをすれば、信頼は一気に崩れます。
● 逆に干渉しすぎると、部下が思考停止に陥って指示待ち人間になってしまいます。
● 「やっぱり違った」、「もっとこうして」と、あと出ししてやり直させるとやる気がなくなってしまいます。
● 曖昧な状態で渡すと部下が混乱します。
● 途中で仕事を奪うのもＮＧです。
● 「なんか気に入らないな」と感情で評価することはいけません。
● ミスを強く叱責すると、部下は挑戦しなくなってしまいます。
＜注意点はあるの？＞
同様に、部下に仕事を任せる時の注意点は次のようなことが挙げられます。
★ 「忙しいから後はよろしく」などと言って必要な情報を伝えない「丸投げ」にならないようにすることです。
★ 自分のやり方を押し付けず、やり方は部下のスタイルを尊重することです。
★ 逆に完全放置は無視されているようで信頼を失います。
★ 「任せたんだから部下の責任だ」ではなく、最終的な責任は上司にあるという姿勢を見せる必要があります。
★ 現在の実力よりも少しだけ高めのレベルの仕事を任せると成長が促されます。
簡単すぎると飽きて舐められます。
難しすぎると挫折してメンタルを病んでしまいます。
部下のスキルの把握はとても重要です。
★ 部下がいっぱいいっぱいの時に重い仕事を渡すとつぶれてしまいます。
★ 優秀な部下に仕事が集中しすぎないように、チーム全体のバランスをみて分散させることです。
★ 部下の理解度を確認するには、
「分かりましたか？」ではなく、
「なにから始めますか？」と言って自分の言葉で手順を説明させることです。
★ 進捗状況を確認する際、
「やっぱりこうして」というような修正は、「初めから言ってよ」となるのでやめましょう。
最初にアウトラインをしっかり確認して認識のズレはなくしておくといいでしょう。
★ 失敗しても感情的になったり、ましてや人格否定などはご法度です。
「なぜ失敗したのか」、「どうすればよかったのか」を部下と一緒に検討し、次のチャンスに活かすことです。
＜任せられない心理は？＞
仕事が任せられない上司の心理としては、次のようなものが考えられます。
● 部下が失敗したら自分の責任になってしまい評価が下がってしまうという恐れから、自分でやってしまうのです。
● 部下をそもそも信頼していないので、「どうせできない」とか、「時間がかかりすぎるから」といって任せられないということもあります。
● 自分があまりにも完璧なため、他人に任せられないという完璧主義者もいます。
● 自分の仕事を任せたら、自分の存在価値がなくなってしまうと思って、仕事を手放さない人もいます。
● 基本的な任せ方がわからないので、丸投げか、干渉しすぎになってしまうのでやらないということもあります。
● 教える時間がもったいないと思っていることもあります。
短期的にはそれでよくても、長期的にはマイナスになります。
＜任せられるようになるには？＞
仕事を任せられるようにするためには、次のようなことをすればいいでしょう。
〇 なぜ任せられないのかを紙に書き出してみることです。
コントロール欲が少し緩みます。
〇 任せる目的を、部下を育てるためではなく、自分が成長してより高度な仕事をするためだと考えることです。
この仕事を任せたら、何に集中できるかを考えます。
〇 小さな仕事から少しずつ任せていくと、「任せても問題ない」という安心感が生まれます。
〇 小さな失敗を「やっぱり任せなければよかった」ではなく、
「次にどうすればいいか」という学習教材にすることです。
〇 前述の任せるステップを、リスト化するとスムースに取り組めます。
〇 １００点満点でなくても８０点でも合格にすることです。
〇 任せるということは、部下に「君を信じているよ」と伝える行為に他なりません。
「君ならきっとできる」と後押ししてあげましょう。
以上お読みいただきありがとうございます。
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