パソコンの中だけで動く「クレーム初動返信AIプロンプトメーカーアプリ」を作りました

目次

1. はじめに

2. このアプリで何ができるの？

3. AIに貼るプロンプトを作れます

4. 一次返信案を作れます

5. 社内確認メモを作れます

6. 送信前チェックもできます

7. このアプリの一番の特徴：「ローカル環境」で動く

8. このアプリは私が自作したものです

9. このアプリが役立つ場面

10. 具体的な使い方の例

11. 免責事項

12. 使用上の注意

13. 使い方

14. ダウンロードはこちらから

15. さいごに

〖はじめに〗

「クレームの返信文をどう書けばいいか分からない」

「相手が怒っているので、最初の一言にすごく気をつかう」

「返金や無料対応を、うっかり約束してしまわないか不安」

「事実確認が終わっていないけど、まずは早めに返信したい」

そんな場面で使える、クレーム初動返信用のアプリを作りました。

今回配布するのは、
クレーム初動返信AIプロンプトマシーン
というアプリです。

インストール不要で、ダウンロードしたHTMLファイルを開くだけで使えます。

クレームや強い問い合わせが来たときに、
いきなり返信文を考えるのではなく、

・相手から届いた内容
・分かっている事実
・今の対応状況
・返信の目的
・避けたい約束や表現

を整理しながら、落ち着いた初動返信文を作れるようにしています。

〖このアプリで何ができるの？〗

このアプリでできることは、大きく分けて4つです。

・AIに貼るプロンプトの作成
・一次返信案の作成
・社内確認メモの作成
・送信前チェックの作成

クレーム対応で大切なのは、最初の返信です。

最初の返信で、相手をさらに怒らせてしまったり、
未確認のことを断定してしまったり、
できない約束をしてしまうと、
あとから対応が難しくなることがあります。

このアプリでは、そうしたリスクを減らすために、
まずは「受け取ったこと」「確認すること」「現時点で断定しないこと」を意識した文面を作れるようにしました。

〖AIに貼るプロンプトを作れます〗

このアプリでは、入力した内容をもとに、
ChatGPTなどのAIに貼り付けやすいプロンプトを作成できます。

例えば、

・事業やサービスの種類
・問い合わせの緊急度
・現時点の対応状況
・相手から届いた内容
・分かっている事実
・返信の目的
・文面の強さ
・次に伝えたいこと
・避けたい約束や表現

を入力すると、AIにそのまま貼れる形のプロンプトが出てきます。

クレーム対応の文章をAIに考えてもらうとき、
ただ「返信文を作って」と入力するだけでは、
必要な条件が抜けてしまうことがあります。

このアプリでは、
「反論しない」
「未確認のことを断定しない」
「返金や無料対応を勝手に約束しない」
といった条件も含めて、プロンプトを作れるようにしています。

〖一次返信案を作れます〗

クレームや強い問い合わせが来たとき、
すぐに詳しい回答ができないこともあります。

例えば、

・配送状況を確認しないと分からない
・担当者に確認が必要
・返金対応できるか判断が必要
・事実関係を整理する必要がある
・社内確認が必要

という場合です。

そんなときに、まず相手へ送るための一次返信案を作れます。

一次返信では、細かい結論を急いで出すよりも、

・連絡を受け取ったこと
・不安や不便をかけていることへのお詫び
・確認してからあらためて連絡すること

を丁寧に伝えることが大切です。

このアプリでは、
「やわらかい」
「かなり丁寧」
「短め」
「落ち着いてきっぱり」
といった文面の強さも選べるようにしています。

〖社内確認メモを作れます〗

クレーム対応では、相手に返信する前に、
社内で確認すべきことを整理する必要があります。

このアプリでは、入力内容をもとに、
社内確認用のメモも自動で作れます。

例えば、

・緊急度
・対応状況
・相手の主張
・分かっている事実
・避けたい表現
・確認すること

を箇条書きで整理できます。

小規模事業者や個人事業主の場合、
すべて自分で判断しなければならないこともあります。

一方で、店舗や会社の場合は、
担当者、責任者、上司、事務担当などに確認する必要があります。

そのときに、感情的な文章をそのまま転送するのではなく、
確認すべき内容を整理したメモとして使えるようにしています。

〖送信前チェックもできます〗

クレーム対応では、送る前の確認がとても大切です。

このアプリでは、送信前に確認したいポイントも出せます。

例えば、

・事実確認が済んでいる内容と未確認の内容を分けているか
・返金、無料対応、期限の約束を勝手に書いていないか
・相手を責める表現になっていないか
・反論に見える表現が入っていないか
・個人情報を外部AIに貼り付けようとしていないか

といった点を確認できます。

特に、

・返金
・無料
・必ず
・今日中
・全額
・法的
・訴訟
・弁護士

といった慎重に扱う言葉が含まれている場合は、
送信前に責任者確認をおすすめする内容が表示されます。

クレーム対応では、焦って返信すると、
あとから「そんなつもりではなかった」となることがあります。

そのため、このアプリでは、
文章を作るだけではなく、送信前に一度立ち止まれるようにしています。

〖このアプリの一番の特徴：「ローカル環境」で動く〗

このアプリの大きな特徴は、
パソコンの中だけで動く
ということです。

「ローカル環境」とは、ざっくり言うと、
自分のパソコンの中だけで処理が完結するという意味です。

普通のWebサービスだと、入力した内容がインターネット経由でサーバーに送られることがあります。

でも、このアプリはHTMLファイル単体で動きます。

つまり、

・サーバー不要
・インストール不要
・会員登録不要
・ブラウザで開くだけ
・アプリ自体は外部送信なし
・アプリ内に保存なし

という作りです。

クレーム対応では、相手の名前、注文内容、問い合わせ内容、トラブルの経緯など、
個人情報や機密情報に近い内容を扱うことがあります。

そのため、入力した内容をむやみに外部へ送らない設計にしています。

ただし、作成されたプロンプトをChatGPTなどの外部AIに貼り付ける場合は注意が必要です。

個人名、住所、電話番号、メールアドレス、注文番号などは、
必要に応じて伏せ字にしてから貼り付けてください。

〖このアプリは私が自作したものです〗

このアプリは、私自身が自分で作ったものです。

怪しいプログラムや、パソコンに危害を加えるようなものは一切含まれていません。

中身は1つのHTMLファイルです。

不安な方は、メモ帳などでファイルを開いて、
中のコードを確認することもできます。

画面は、落ち着いた茶色系のデザインにしています。

クレーム対応は、ただでさえ気持ちが焦りやすい作業です。

そのため、画面もできるだけシンプルにして、
入力するところと、作成された文面が分かりやすく見えるようにしました。

〖このアプリが役立つ場面〗

このアプリは、クレームや強い問い合わせに対応する場面で役立ちます。

例えば、以下のような方に使いやすいと思います。

・ECショップ運営者
・ネット販売をしている方
・個人事業主
・フリーランス
・講座やセミナーの運営者
・サロンや整体院の運営者
・学習塾や教室の運営者
・小規模事業者
・店舗責任者
・事務担当者
・受付担当者
・カスタマー対応をしている方

具体的には、以下のような場面で使えます。

・商品が届かないと言われたとき
・返信が遅いと指摘されたとき
・返金してほしいと言われたとき
・キャンセル料に納得できないと言われたとき
・サービス内容に不満があると言われたとき
・説明不足を指摘されたとき
・スタッフ対応について苦情が入ったとき
・強い口調のメールやチャットが届いたとき
・事実確認前に、まず受領連絡だけしたいとき
・社内で確認する内容を整理したいとき

クレーム対応は、文章の言い方ひとつで印象が大きく変わります。

このアプリは、相手に反論するためのものではありません。

相手の不安や不満を受け止めながら、
事実確認につなげるための初動返信を作るためのものです。

〖具体的な使い方の例〗

例えば、ECショップを運営していて、
お客様から次のような連絡が来たとします。

「注文した商品が届きません。問い合わせにも返信がなく困っています。今日中に返事をください。」

このような場合、焦って、

「すぐ確認します」
「今日中に必ず連絡します」
「返金します」

などと書いてしまうと、
あとで対応できない約束になってしまう可能性があります。

このアプリでは、まず入力欄に、

・事業・サービスの種類：ECショップ
・相手の呼び方：田中様
・問い合わせの緊急度：高い
・現時点の対応状況：確認中
・相手から届いた内容：商品が届かず、返信もなく困っている
・分かっている事実：注文番号は確認済み。配送状況は未確認。担当者へ確認中
・返信の目的：確認時間をもらう
・文面の強さ：かなり丁寧
・次に伝えたいこと：確認後に連絡する
・避けたい約束・表現：返金、必ず、今日中、無料

のように入力します。

すると、
相手に送る一次返信案と、
社内で確認するためのメモと、
送信前チェックが作成されます。

これにより、
「まず何を返信するか」
「社内で何を確認するか」
「送ってはいけない表現が入っていないか」
を整理しやすくなります。

〖免責事項〗

本アプリは、クレーム初動返信文やAI用プロンプト、社内確認メモを作成するための補助ツールです。

本アプリは、法的判断、返金判断、契約判断、損害賠償判断、苦情処理の最終判断を代行するものではありません。

本アプリの使用によって生じたトラブル、損失、クレームの悪化、誤送信、対応判断の誤り、その他一切の問題について、製作者は責任を負いません。

ご利用は自己責任でお願いいたします。

重要なクレーム、返金、契約、法的対応、個人情報を含む内容については、必ず責任者、専門職、関係部署などに確認してください。

〖使用上の注意〗（必ずお読みください）

このアプリは、ダウンロードした方ご自身が使用する目的で配布しています。

・作成された文章は、そのまま送らず必ず確認してください。
・未確認の事実を断定しないようにしてください。
・返金、無料対応、期限の約束は、実際に対応できる場合だけ書いてください。
・相手を責める表現、反論に見える表現がないか確認してください。
・個人情報を含む内容は、外部AIに貼る前に必ず伏せてください。
・業務上の重要な判断には、必ず責任者確認を行ってください。
・本アプリを他のサイトで販売、転売、無断再配布することは禁止します。
・あくまで自分用の補助ツールとしてお使いください。

ご協力よろしくお願いします。

〖使い方〗

使い方はとても簡単です。

1. 下のリンクから「クレーム初動返信AIプロンプトマシーン.html」ファイルをダウンロード

2. ダウンロードしたファイルをダブルクリックして開く

3. ChromeやEdgeなどのブラウザで画面が開きます

4. 事業・サービスの種類を入力します

5. 相手の呼び方を入力します

6. 問い合わせの緊急度を選びます

7. 現時点の対応状況を選びます

8. 相手から届いた内容を入力します

9. 分かっている事実を入力します

10. 返信の目的、文面の強さ、次に伝えたいことを選びます

11. 避けたい約束や表現があれば入力します

12. 「文面を作る」を押します

13. 作成された文章を確認します

14. 必要に応じてコピーして使います

アプリ内には、サンプル入力ボタンもあります。

まずはサンプルを入れて、
どのような文面が作られるか試してみてください。

〖ダウンロードはこちらから〗

下のリンクから
「クレーム初動返信AIプロンプトマシーン.html」
ファイルをダウンロードしてください。

▼ ダウンロードURL ▼