今更聞けない「PDCA」｜開業に向けた習慣化を！

こんにちは、元公務員行政書士のK.G.です。

「PDCAサイクル」

という言葉を聞いたことがある方、最近増えてきているのではないでしょうか。

言葉は知っていても、実際に日々の業務の中で意識的にPDCAを回せていますでしょうか？

私自身も、意識しないとすぐに忘れてしまい、気づけば目の前の業務をこなすだけになってしまうことがあります。

だからこそ、常に意識してPDCAを実践することが重要なのです。

開業準備編として、今回はそんな「PDCA」についてお話ししたいと思います。

PDCAとは何か

そもそも「PDCA」という言葉を改めておさらいしてみましょう

このサイクルを継続的に回すことで、事業を着実に成長させることに繋がっていくと考えています。

開業初期こそPDCAを意識しよう

特に開業してまだ日が浅い方には、期間を区切ってPDCAサイクルを回すことを強くお勧めします。

事業の立ち上げ期は、やるべきことが山積みで、つい場当たり的な対応になりがちです。

しかし、この時期だからこそ、計画的に物事を進め、検証し、改善していく習慣を身につけることが、将来の成功につながります。

営業・集客におけるPDCAの実践

事業の中でも特に重要なのが、営業や集客の部分です。
ここでのPDCAの回し方について、一つの例として、具体的に見ていきましょう。

Planの段階での準備

準備段階では、営業・集客についてできるだけ多くのアイデアを考えておくことが大切です。

アイデアをたくさん出したら、具体的な施策を練り、行動目標に落とし込んでいきます。
経営上の売上目標があれば、売上等から逆算して営業の行動目標を決めるということもできますが、開業初期は売上が安定していないため、各施策ごとの行動目標をクリアしていく方がよいのかと思います。

ここで重要なのは、施策によって効果が出るまでの時間が大きく異なるという点を理解することです。

例えば、ホームページを使った集客やSEO対策は、効果が出るまでに半年以上かかることも珍しくありません。

一方で、例えば、DMなどのすぐに効果が出る（反応があるかないか分かる）施策もあります。※もちろん、例外的に数年後にご連絡いただけるなんてケースもあります。

このように、施策ごとに時間軸が異なるため、それぞれにPDCAを設定する必要があります。

適切な検証期間の設定

施策によって時間軸が異なるため、それぞれの施策に対してPDCAを回す必要があり、時間軸に合わせた検証期間の設定が必要となります。

例えば、開業初期にHPを１週間単位で細かく検証して改善しても、何が問題で何が改善効果があったのかが分からないという具合です。

時間のかかる施策については、例えば四半期、半年、一年といった形で検証期間を設定するのがお勧めです。

最初にプラン（計画）を立て、それを実行（Do）し、検証期間後にチェック（Check）を行い、必要な修正（Action）を加えていきます。

そして施策を各検証期間ごとに分類分けして、施策相互の効果を比べることもいいでしょう。

DoはPlanを忠実に実行

計画を遂行する（Do）にあたり、ポイントは「計画に忠実に実行」することです。ここが実はできない方が多いのです。

例えば、計画では100件を目標にしていたところ、10件やった時点で、あまり効果がないと思いやめてしまうといったケースです。

もちろん、臨機応変な対応というのは重要ですが、自身で建てた計画を実施できないという点が問題なのです。実行できないことも問題ですし、どういう理由で100件の計画を立てたのかといった計画策定にも問題点があります。

Checkの段階での分析→Action

チェックの段階では、様々な目線で検証することがポイントです。
もちろんKPI達成率や売上との関連数字など定量的な目線はもちろんのこと、顧客のリアクションの良し悪しなど肌感覚も含めた定性的な目線も大事にしていきます。

HP関連で言えば、Google アナリティクスなどの様々なツールを活用して、「何が原因なのか」「成果が出ていないのはどこなのか」をしっかりと分析することが重要です。

分析した結果を踏まえて、Action改善することをしっかりと考えてください。

ここで意識してほしいこととして、
「分析した結果と改善はリンクさせること」です。

実は公務員時代の経験なのですが、課内の年間業務のPDCAを整理した際に、各係のとりまとめを行うと、結構な頻度で、
「Actionの段階になるといきなり現れる改善策」が出てきます。

なぜ出てきたか聞くと、「前々から直したかった」とか、「改善を考えていたら思いついた」とか。
もちろん、それで効果があるものがあるかもしれませんが、
「検証結果に対する改善をする意識」が薄いことがよくわかります。
（形式的なことを言えば、Aではなく、Pで入れてほしいわけです。）

開業初期はDoを優先する重要性

ただし、分析ばかりに時間をかけすぎるのも考えものです。

まずは、開業初期であれば、準備段階で立てた多くのプランを実行（Do）することが先決です。

たくさんの行動を起こし、それを様々な角度からチェックしていく。

そして新たに仮説を立て、修正を加えていく。この繰り返しが、事業を前進させる原動力となります。

事業フェーズに応じたPDCAの進化

営業・集客でお客様がついてきて、事業が軌道に乗ってきたら、PDCAの視点も変化させる必要があります。

今度は経営目線でのPDCAが重要になってくるのです。

どういったお客様がついているのか、今後どういった経営を目指すのかを組み立て、それを実行し、チェックし、修正していく。

事業の成長段階に応じて、PDCAの対象や粒度も変わっていきます。

大小様々なPDCAサイクル

PDCAサイクルは、大きなものから小さなものまで、様々なレベルで存在します。

事業全体の大きなPDCAサイクルもあれば、個別の業務や施策に対するピンポイントのPDCAサイクルもあります。

重要なのは、どんな業務にもPDCAがついて回るという認識を持つことです。

一つ一つの小さな業務でも、「なぜこれをするのか」「どんな結果を期待するのか」「実際どうだったのか」「次はどう改善するのか」を考える習慣をつけることが、事業経営において非常に大切なのです。

極端な例ですが、備品一つ買うにも、PDCAを回していくくらいの気持ちでもよいかもしれません笑

元公務員の得意分野？

元公務員の方からしたら、PDCAサイクルを回すことは得意分野かと思います。（私は苦手でしたが・・・・）

年度の予算編成から執行、翌年度の予算要求など常にPDCAを回し続けているかと思いますし、

予算に限らず、業務の年間スケジュールを意識しながら、様々なルーティン業務・タスクをこなし、検証し改善を図る

こうした、公務員での日常は、行政書士開業においても有利に働くものと思っています。

開業すれば、日々の業務の中で常に「Plan → Do → Check → Action」の流れを意識し、習慣化していくことが重要です。

開業初期の方も、すでに事業が軌道に乗っている方も、改めてPDCAサイクルを見直していきましょう。

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