【ソースコード公開】決裁番号自動採番システムで業務効率化を実現する

決裁番号管理の手間、もう我慢しなくていい

毎日、PDFの決裁書類に手作業で番号を付ける――そんな地味だけど重要な作業に、あなたはどれだけ時間を取られていませんか？

間違いは許されないのに、年度の切り替えや重複チェックでミスも増えがち。管理表への転記やファイル名変更に追われ、本来の仕事に集中できない…。
そんな「決裁番号の管理ストレス」をゼロに変えるのが、今回ご紹介する「自動決裁番号発行システム」です。

GoogleフォームとGoogle Apps Scriptを使い、PDFを送るだけで番号の採番からファイル管理、通知、記録まで一気に自動化。
ソースコードも公開しているので、誰でも無料で導入可能です。

🔧 システム仕様概要

📅 年度ごとの自動採番

• 決裁番号は、決裁完了日を基準に年度単位で自動リセットされます（起点は毎年4月1日）。

• 各年度ごとに 最大999件 まで対応可能（番号形式：001 ～ 999）。

🗂 ファイル名の自動リネーム機能

• PDFファイルは、自動で以下の形式にリネームされます：
  「決裁年度_決裁番号_決裁件名.pdf」

• ファイル名が 180文字を超える場合は後ろを切り捨てます。

• ファイル名に使用できない記号（例：/ \ : * ? < > | など）は自動でエスケープされます。

📁 PDFの保存場所

• すべてのPDFは、指定されたフォルダに自動で格納されます。

📄 スプレッドシート連携

• 自動採番された決裁番号と、フォームで入力された内容は、Google スプレッドシートに自動記録されます。

• 管理者によるデータ確認や検索も容易になります。

📧 自動メール通知機能

• 採番処理が完了すると、フォーム送信者に対して、入力内容と決裁番号を含む確認メールが自動送信されます。

• 同じ内容の通知が、管理者にも同報送信され、「誰に」「どの決裁番号が発行されたか」をリアルタイムで把握できます。

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本サイトで公開しているソースコード等は、あくまで素人による作成物です。プロのプログラマーが作成したものとは異なり、品質や完成度に差があることをご了承ください。また、動作環境や設定項目の変更により、正常に動作しなくなる場合がありますので、あらかじめご了承ください。
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事前準備

フォームの作り方

フォームの作り方は以下の記事を参照してください。

今回作成したフォームはこんな感じです。

スプレッドシートとGASの準備

こちらに関しては、以下の記事を参照してください。

今回作成したスプレッドシートはこんな感じです。

スプレッドシートのシートは「フォームの回答」ですが、これとは別に「決裁番号発行」というシートを作成しておいてください。
※「フォームの回答」をコピーして、シート名を変更してください。
また、「決裁番号発行」シートには左側に「決裁年度」「決裁番号」列を挿入しておいてください。

GASのソースコード公開

GASの実装コードを公開する前に、

◇◇実際できたサンプル公開◇◇
・決裁番号自動発行フォーム
※実際決裁番号を発行もできますので、
　お試しいただいても問題ありません。
　返信メールがいく関係上、アドレスを回収されますので、
　捨てアドレスなどをお使いいただければと思います。
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では、GASの部分を以下に示していきます。これを張り付けて終了です。データ一覧の場所、管理者アドレスは変更してください。

GASの記載する場所等は、以下の記事に記載がありますので参考にしてください。