社会人7年目のスケジュール管理方法#318

今朝友人から「スケジュール管理」について相談をもらったので
今の自分のスケジュール管理方法をまとめてみます。

●こんな人におすすめ

• 手帳管理からスマホ管理に乗り換えたい

• 一括でプライベートも仕事もスケジュール管理したい

• 日々のタスク管理が曖昧でしっかりしたい

• なんなら日記も書きたい人

●スケジュール管理の目的

僕がスケジュールを管理する目的は3つです。

1. 仕事（プロジェクト）の日程を正確に把握する

2. 自分の空き時間や、全体のバランスを把握する

3. 日・週・月で何をしたか振り返り、気づきを得られるようにする

●スケジュール管理の考え方

自分で完結するものと
複数の人が関係するものを分けて考えること

まず大前提として、今回は自分の予定管理です。
自分意外のスケジュールを管理することを一括で行うことは諦めています。
これは、人によってこだわりも違うから自分に統一してもらうのはかなり難しいためです。
そのため、プロジェクトは別でnotion・JIra・スプレットシート等でメンバーに合わせて管理します。
まずは自分のスケジュール（自分で管理できる範囲を考えましょう）

●結論、Googleカレンダーをベースに考える

色々試したけど、やっぱりGoogleカレンダーが最強だと思います。
最終結論は、これです
・基本はGoogleカレンダー、サブで手帳がベスト
・週単位はGoogleカレンダーで管理する
・月と日はできるけど、ちょっと見づらい
・日単位の手帳を併用することで日々のタスク管理をする
・月単位の手帳を併用することでバランス感覚がわかる

●基本はGoogleカレンダー、サブで手帳がベスト

正確に把握するGoogleカレンダーと
振り返り・バランス感覚を行う手帳というイメージです。

▼毎日見るのはこの2つ

▼月単位を確認したくなった時はこの2つを見る

●Googleカレンダーでやること

とにかく把握している予定を具体的に時間帯とセットで入れる

基本中の基本として、全ての予定を入れてみましょう。まずは今週分からでもOKです。
予想時間でOKです。

移動がある場合は移動時間も最初に入れておく

移動時間も入れることで、空き時間がより把握しやすくなります。移動時間＋15分で入力することで余裕を、持った移動ができます。

仮の予定は（仮）と入れてメモを一緒に残しておくことで、予定の被りを防げるし、調整も楽

予定をバッティングさせないために、仮の予定も入れておきましょう。
そうすると、ここ空いてる？って言われた時に
避けたり、仮予定を確定させるためのリマインドにもなります。

もし自分のチームやパートナーと共有可能な場合は招待してカレンダーの一部をシェアする

さらに、もしカレンダーを共有できるとさらに良いです。
互いの空き時間も把握しやすいから僕は家族でカレンダー共有してます。
全部じゃなくても、必要な予定だけカレンダーに招待しておけばオッケーです。

カレンダーのカラー分けで全体のバランス感を見る

カレンダーは色分けできるのでやっておくと全体のバランスがパッと見で確認できます。
有料プランだと色タグ毎の比率も見れます。
今月は「会議多すぎ」とか「ちゃんとリフレッシュできてる？」みたいなことが可視化できます。

●手帳でやること

日々のタスクを朝書き出す

朝、Googleカレンダーの予定を見てタスクを書き出します。
Googleカレンダーに書いてあることもあえて書き出します。
ここは二重に書いているので非効率かもしれないですが、自分で書き出すことでしっかり認識できます。
また、タスクは「動詞」で終わるようにしています。
A資料を読むだけだと、読んで終わりになっちゃいますが、質問項目を書き出すまで明確にすることで、次のアクションにつながるタスクができます。

余白は日記にする

1日一枚使い切って、その日のの感情や出来事をメモっておくと
タスク管理が、1日を終えると日記に返信します。
「日記を書くぞ！」と意気込まなくても、ながら作業でできちゃうのでおすすめです。

おすすめはディスカバリーの手帳

以上です！

ざっと70％の書き出しなので、
もっと知りたい方いたらまた更新しようかなと思います。

だれかの参考になったらいいな！