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DX戦記~MarsModel開発記(9)~3層モデル解析テスト(業務レイヤー編)

MarsModel(開発中)とは

  • ITシステムの導入により、経営、事業、機能、業務の各レイヤーでビジネス構造を変革・更新するためのフレームワーク。

  • ITに不慣れな日本企業がITシステムを活用してビジネス構造の分解・再構築を行うための分析、思索、意思決定、実施、振り返りを可能にする。

  • 特徴は、ビジネスロジック層やデータ層を、各レイヤーに合ったモジュールとして翻訳することで、低ITリテラシーの人でも適切にITシステムを捉え、ビジネス構造の再構築が行えること。

君は恐怖のワークフロー版PHS(プリント・ハンコ・スキャン)を知っているか?

プリント・ハンコ・スキャンが未だ生存している日本にお住いの皆様、お元気でしょうか。はい、私も日本におります。

プリント・ハンコ・スキャンとは?

PPAPを何とかしたいがPHSも何とかしたい | PPT
にある通り、「メールの添付ファイルを、印刷(プリント)して、ハンコ押して、スキャンして送り返す」という謎の慣習でです。

ところが、驚愕のワークフロー版PHSがあった!

ところが世の中は広いもので「ワークフロー版PHS」というPHSの発展形が存在します。
これは、ワークフローシステムを使った稟議の中に、PHS手順が織り込まれているという、いかにも日本らしい趣のある業務です。

というわけで、ワークフロー版PHSを、MarsModel(業務レイヤー)を使ってやっつけてみましょう!!

ワークフローのPHSをやっつけるぞ!

まず、PHSがやっつけられない原因を考える

世の中のITシステムがやばい事になっている原因は、以下3点に絞られます。

  • システムがやっている事が理解できていない

  • その仕事を回すのにどんな情報が必要か分からない

  • 作業が入り組んでいて考えられない

ステップ1:作業・ITシステム・データの動きをひもとこう!

今回は既存のワークフロー(PHS含む)ですので、超単純化していますが、概ねこんな感じでしょうか。

ここで重要かつ、MarsModel独特のポイント、一般的に省略されがちなITシステムのやっている事も、人と同じように作業として書くこと(※追記)です。これが、後々重要になります。

まぁ、書くのがいやんなっちゃう

(※追記)システムを抜いた書き方の事例は総務省平成29年度業務改革モデルプロジェクト事業のBPMNがある。システムの作業が抜けているので、これで本当に不要な業務が洗いだせているのか?良く分からない。

ステップ2:絶対必要な事(作業・ITシステムの作業・データ)を見分けよう

ワークフローで超重要なのは、(1)稟議内容(申請の内容)と(2)稟議結果の記録ですね。青く塗ってみると、概ねこんな感じです。

え、こんだけ?と私も思った

ステップ3:絶対必要な事をするために必要な事(作業・ITシステムの作業・データ)を見分けよう

じゃあ「絶対必要な事」をするために必要なものを特定しましょう。
ワークフローなので、これは主に申請者と決裁者の(1)やり取りと、(2)内容確認、になります。
黄色で書くとこんな感じ。

まぁそうだよね、と思った

ステップ4:なくても良さそうなものを見極めよう

もう、このステップになると、基本的に色のついていない作業・ITシステムの動き・データは、ほとんど要らないものです。
今回は、赤に塗ってみました。

要らない作業が、結構、入り組んでるよねぇ

ステップ5:必要なものだけ残して、問題ないか確認しよう

 最後に、なくても良さそうな作業・ITシステムの動き・データを抜いてみて、問題ないか確認しましょう。

綺麗になりました

MarsModelの業務レイヤーは、現段階ではこんなところです

というわけで、ワークフロー版PHSを題材に、MarsModelを利用した業務レイヤーの、ITシステムを利用した作業の最適化をしてみました。

「こんな簡単な事」と言いますが、実は大企業でもこのワークフロー版PHSは未だ発見されることがあります。こんな簡単な事も出来ないのが日本なのです。

【残課題】時間概念を導入する。