保育のドキュメンテーション、写真＋AIでラクにする
今日のあの子の、目をきらきらさせた瞬間。どう言葉にして残そうか、お迎えの時間が近づくなかで手が止まる。そんな経験はないでしょうか。
保育のドキュメンテーションは、子どもの育ちを写真と言葉で見える化し、保護者や職員みんなで分かち合うための大切な記録です。でも、写真を選び、その日の姿を文章にまとめるのは、思った以上に時間がかかります。
はじめまして。合同会社サンの代表をしている菅野です。
当社はAIやDXの支援をしながら、自社でも福祉施設を運営しています。だから、この「記録に追われる感覚」は、机の上の話ではなく、毎日の現場で感じていることです。
この記事では、写真とAIを組み合わせて、ドキュメンテーションづくりを軽くする手順を紹介します。スマホ1台で、今日から試せる範囲にしぼりました。
はじめに、ひとつだけ大切なこと
これからお伝えするのは、子どもの姿を「AIに書かせる」話ではありません。
記録にかかる時間を減らして、その分を、子どもと向き合う時間や、保育者どうしで語り合う時間に戻すための工夫です。
子どもの育ちをどう見取り、どんな言葉で伝えるか。その中心にいるのは、これまでどおり保育者です。AIは、下書きや整理を手伝う相棒。この前提で読んでいただけたらうれしいです。
その1 写真は「一日3枚」くらいにしぼる
たくさん撮るほど、あとで選ぶのが大変になります。
当社の場合は、その日の中で心が動いた場面を、3枚くらいにしぼって残すようにしています。完璧をねらわず、「この瞬間を伝えたい」と思える写真を選ぶ。それだけで、後の作業はぐっと軽くなります。
その2 写真に、ひとことメモを添える
選んだ写真に、短いメモを添えます。
当社の場合は、「ブロックを高く積めた、うれしそう」くらいの走り書きで十分です。きれいな文章にする必要はありません。場面と、子どもの様子と、保育者が感じたこと。この3つのか
けらがあれば、あとはAIが文章に整えてくれます。
ここで大事な注意点があります。子どもの氏名や、家庭の事情などの要配慮個人情報は、そのまま外部のAIに入れ
ないことです。当社では、仮名やイニシャルに置き換えてから使う運用にしています。
その3 AIに、保護者へ伝わる文章へ整えてもらう
集めた写真メモを渡して、ドキュメンテーションの文章に整えてもらいます。
当社の場合は、「このメモを、保護者に伝わるあたたかい文章にしてください。子どもの育ちが見えるように」とお願いします。専門用語を並べるより、その子のがんばりや、心が動いた瞬間が伝わる言葉になるよう頼むのがコツです。
出てきた文章は、そのまま使いません。最後は必ず保育者が目を通し、その子らしさが出ているか、事実とずれて
いないかを確かめて手直しします。これは全工程に共通の約束ごとにしています。
整えてもらった文章は、ドキュメンテーションだけでなく、連絡帳や週のおたよりにも少しだけ形を変えて使えます。一度ていねいに書いた言葉を、いろいろな場面で生かす。同じ内容を何度も書き直す手間が減り、保護者へ伝える機会そのものを増やせます。
その4 うまくいった頼み方を、園で共有する
いい文章になった頼み方は、その場限りにせず残しておきます。
当社の場合は、「この聞き方をすると、ちょうどいい温度感の文章になる」という指示の型を、チームで共有しています。次に書くとき、ゼロから考え直さずに済みます。
積み重なると、ドキュメンテーションにかかる時間は目に見えて短くなります。浮いた時間を、子どもと過ごす時間に戻せるのがいちばんの目的です。
現場ですぐ使えるチェックリスト
写真は心が動いた場面を一日3枚くらいにしぼる
場面、子どもの様子、感じたことの3つをメモする
氏名や家庭の事情は、仮名やイニシャルに置き換えてから使う
AIが整えた文章は、必ず保育者が目を通して手直しする
うまくいった頼み方は、型にして園で共有する
当社の考え方について
当社は、こうした仕組みを自社開発で提供しています。
大手の多機能パッケージではなく、現場の困りごとに合わせて、必要な分だけ。料金も、はじめのショット費用と月額を組み合わせるかたちで、規模や目的にあわせて柔軟に設計しています。あいだに中間マージンを挟まないぶん、価格にも反映しやすいと考えています。
そして、入れて終わりにはしません。当社自身が福祉施設を運営しているからこそ、現場がきちんと回るところまで、一緒に伴走します。AIは、書類にかかる時間を減らして、人と向き合う時間を増やすための道具。人を減らすための道具ではありません。
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記録・申し送り・連絡
・記録の下書き
・申し送りの要約
・家族・保護者への連絡文
計画書（個別支援計画・ケアプラン）
・アセスメントからのたたき台づくり
・目標の具体化
請求・加算・安全
・加算要件の確認整理
・事故報告書の下書き
・抜け・誤りのチェック
会議・文書
・議事録の整理
・長文の3点要約
採用・教育
・手順書づくり
・求人・職場紹介文
合同会社サン代表 菅野
