【実践編】Google Workspace のサイドパネルで仕事を効率化しよう
こんにちは、 Google の AI 「 Gemini （ジェミニ）」の公式 note 編集部です。
AI は「答える」から「自律的に実行する」へ。 Agentic AI で仕事はこう変わるでは、 AI アシスタントから「自律型エージェント」へと進化する大きなトレンドについてご紹介しました。
今回は「で、実際にどう使うの？」に答える実践編をお届けします。
Google Workspace の各アプリのサイドパネルを含めた各種 Gemini 機能を使い、すぐに試せる具体的なプロンプトと、自律的に動くエージェントの実演をご紹介します。
※Gemini の回答は常に正しいとは限りません。実際に Gemini を使用した際の回答結果については、ご自身で正確性をご確認いただきますようお願いいたします。
1. スプレッドシート: ついに Canvas が合流！指示するだけでミニアプリを生成
Google スプレッドシートの最新アップデートで、自然言語でシート全体を作成・編集したり、「Canvas （キャンバス）」を使ってスプレッドシートのデータからカンバンボードやダッシュボードのようなインタラクティブな画面を作成できるようになっています。
サイドパネルの Gemini に「進行中のプロジェクト管理ができるカンバンボードを作って」と 1 〜 2 行の指示を出すだけで、 リアルタイムで動く「インタラクティブなミニアプリ」を目の前で丸ごと自動構築してくれるようになったのです。
何より大きいのは、これがスプレッドシートの「ファイル」として作成されるため、チームメンバー全員にそのまま共有して、みんなで一緒に動かしたり閲覧したりできるようになった点です。
以前の Gemini Canvas では、組織内の他のメンバーとの成果物の共有が難しいという課題がありましたが、スプレッドシート上で動くようになったことで、その問題が解決しました。
この機能を使うには、ダッシュボードを作成したいスプレッドシート（今回はタスク管理表）のサイドパネルを開き、以下のようなプロンプトを入力するだけです。
全体進捗率を示す進捗リングと、担当者ごとのタスク残数がリアルタイムで視覚的にわかるダッシュボードを構築してください。
今回 Gemini が実際に自動作成したスプレッドシート（カンバンボード）のサンプルは、 こちらのサンプルスプレッドシートからご確認いただけます。
さらに、セルを選ぶだけで文脈に合わせた AI 関数を自動挿入する「フィル機能」や、雑多なテキストを貼り付けるだけで一瞬で表データへと変換してくれる機能も追加され、まさにスプレッドシートに「手」が入って勝手に動いてくれるようなエージェント体験が可能になりました。
さて、ここからは、日常業務でよくある「社内勉強会などのイベント後のフォローアップ業務」をテーマに、複数のアプリをまたいで Gemini を連携させ、業務を効率化する実践例をご紹介します。
2. スライド: メモから「まとめスライド」を一括自動生成
たとえば自社で情報共有会を実施した際、復習用途で「ダイジェスト版の資料」を作ろうとすると、実施メモを見返しながら要点をスライド 1 枚ずつに手作業で構成を組み立てる必要がありました。
今回のアップデートにより、Google スライドのサイドパネルから直接 Google ドライブ内のファイルを指定し、スライド全体を組み立てさせることができるようになりました。
たとえば、Google ドキュメントで作成した「デザイン勉強会メモ」が Google ドライブに保存されているとします。新規のスライドを開き、サイドパネルを開いて以下のようなプロンプトを入力するだけです。
「@【勉強会メモ】デザイン基礎」を元に、勉強会に欠席したメンバー向けの「5分でわかる復習スライド（全5枚）」のスライドを作ってください。
各スライドは以下のようにすること：
1. 表紙（タイトル、開催日、スピーカー名）
2. 勉強会を開催した背景と目的
3. メモから抽出した「最も重要な3つのデザイン原則」
4. 明日から実践できる具体的なアクションプラン
5. まとめと、質問・フィードバックの案内
これだけで、Gemini が企画書全体のコンテキストを読み込み、スライドの枚数に応じた構成案をサイドパネルに提示してくれます。
提案された構成案を確認し、ボタンを 1 回クリックするだけで、スライドすべてのページにテキストが一発で自動的に流し込まれます。
あとは必要に応じて細かなレイアウトやデザインを整えるだけで、美しいプレゼン資料の出来上がりです。内容が元のメモとズレる心配もありません。
3. フォーム: メモを読み込ませて「アンケート」を秒速で自動作成
次はアンケートフォームの作成です。
これまでなら、Google フォームを立ち上げ、どのような質問項目が良いかゼロから考え、「満足度」「良かった点」などを 1 つずつ設問に手動で設定していく必要がありました。
新しくなった Google フォームの「Help me create a form（フォーム作成をサポート）」機能を使えば、メモを元に、そのテーマに最適なアンケート項目をGeminiが自動的に生成してくれます。
Google フォームの新規作成画面を開き、表示されるプロンプト入力欄に次のように入力します。
「@【勉強会メモ】デザイン基礎」を参照し、以下の設問を含むアンケートフォーム「【アンケート】デザイン基礎 勉強会」を作成してください：
・勉強会の総合満足度（5段階評価）
・最も学びが大きかったセクション（選択肢）
・明日からの業務にどう活かせるか（記述式）
・次回取り上げてほしいテーマや要望（記述式）
「作成」ボタンをクリックすると、Gemini が勉強会のテーマに合わせた最適な選択肢や質問タイプを判断し、一瞬でアンケートフォームを構築してくれます。
4. Gmail: 複数のファイルを文脈にして「共有メール」を自動作成
スライドとアンケートフォームが用意できたら、最後は関係者（参加者および欠席者）へ共有メールを送信するフェーズです。
これまでなら、スライドとフォームそれぞれのリンクをコピーし、新規作成画面に貼り付けて、お礼の文面を手打ちで作成する……というアプリ間をまたぐ往復作業が必要でした。
Gmail の Help me write が、 Google ドライブ内のファイルや過去のやり取りを文脈として参照しながら、メールの下書きを作成できるようになったことで、この手間は大きく減ります。
Gmail の新規メール作成画面を開き、Help me write から以下のようにプロンプトを入力します。
「@【勉強会メモ】デザイン基礎」の内容をもとに、社内メンバーへ向けた勉強会後のフォローアップメールの下書きを以下の要素を含めて作成してください：
・勉強会への参加に対するお礼
・重要なポイントの簡単な要約（3項目/箇条書き）
・復習用の共有スライドとアンケートへの案内
文体は、私が普段チーム向けに送っている簡潔で丁寧なビジネス文書調にしてください。
すると Gemini が、ドライブ内のメモから要点を読み取り、スライドとアンケートの案内を整理したプロフェッショナルなメール下書きを作成してくれます。
さらに、作成された下書きに対して「もう少し丁寧にして」「タスク一覧を箇条書きにして」といった追加指示も可能です。
最初のメールをゼロから書くのではなく、 Gemini が作った下書きを確認し、必要に応じてリンクを貼り付けるだけで、一連のフォローアップ作業が完了します。
人間の役割は、情報を探して貼り付けることから、内容を確認して判断することへと変わっていきます。
おわりに
会議メモ、メール、管理表、報告資料。
これまで個別に管理されてきた情報のつながりを Gemini が理解することで、「あの資料どこ？」「この件、誰に聞けばいい？」というチーム内のすれ違いが減っていきます。
なお、Workspace のデータが Google の AI モデルの学習に許可なく使われることはなく、Gemini の回答もユーザー本人が閲覧権限を持つ情報だけに基づきます。組織で安心して使える設計になっているのも、Workspace Intelligence の大切なポイントです。
散らばっていたチームの情報が Gemini を通じてつながれば、メンバーひとりひとりの時間は、考えること・話し合うことといった、人にしかできない仕事へ。組織の生産性は、そんな小さな積み重ねから変わっていきます。
まずは身近な議事録や管理表から、サイドパネルの Gemini に「お願い」してみてください。
▶︎ 無料の Gemini アプリ
▶︎ Google Workspace with Gemini（企業・チーム向け）
※今回ご紹介した機能は主に Google Workspace の Business Standard 以上のプラン、または Google AI Pro / Ultra プランでご利用いただけます。無料のお試し期間もございますので、ぜひ活用してみてください。
※一部の機能は、 Google Workspace の言語設定を「英語」に設定している環境や、管理者が管理者コンソールから特定の早期アクセス・アルファ機能を有効にしている場合にのみ利用可能となります。詳細な設定方法については、公式のヘルプセンターをご確認ください。