大規模修繕コンサル導入への道のり Vol.1 ある理事の備忘録
1. マンションの28期目の理事になった
過去に3度経験しているが、大規模修繕を目前に控えた今回は、取り組む姿勢が最初から少し違った。自分の生活のことで手一杯だった昔より、じっくり資料を読んでマンションの管理について考えている。
10月の総会で引き継いで以来、町内会の役員9名を選出する案件、エレベーターの取り替え案件、宅配ボックス設置案件、管理事務室が暑い案件など目白押し。わからないなりに調べ、どう進めるべきか考え、理事会で話し合うのだが、日増しに管理会社の担当の議論の進め方や対応に違和感を持つようになった。
2. 談合のニュース
そんな時に飛び込んできた、談合のニュース。関東で100棟超のマンションの工事で談合があり、公正取引委員会は38社に排除措置命令を出すそうだ。その過程で東海地方の談合疑惑も発覚とのこと。
大規模修繕のコンサルを調べてみると、コンサル依頼料を払っても修繕費を削減することでトータル費用は安くなると謳っているではないか。なんと、それだけ吊り上げられた修繕費を払っているということに他ならない。一度目の大規模修繕を済ませた数年後、次の大規模修繕を見越して管理費の値上げを提案され、管理会社が示した3案の中で一番高い管理費になったと記憶している。そして数年前に、またもや値上げを匂わせる発言があった。
3. 管理事務室が暑い
クーラーと冷蔵庫
そこへ管理事務室が暑くて、昨年はエアコン取付を検討し配管工事も含めると50万円ほどの見積もりになって断念したが、代替え策としてスポットクーラーを購入してほしい、加えてお弁当と飲み物を冷やしたいから冷蔵庫も購入してほしいとの要望が理事会の議案として出された。
１Fロビー横にある2畳ほどの狭い管理事務室に、エアコン？
事務室のドアを開ければロビーの大型エアコンの冷気は多少入ってくる。扇風機で対流を起こしているが暑いとのこと。
主婦の知恵の節約代案
ここで、10円単位で家計を切り盛りしてきた主婦としての血が騒いだ。
このところの異常な暑さは理解するが、大きめのプリンターもあり、さらに家電を置けば発熱で室温が上昇してしまいかねない。私が最近購入した冷風機をお試しで貸し出し、クーラーボックスや保冷バッグではどうか？と代案を出した。
AIとリアル口コミ情報
理事会の後、AIや修繕コンサルにアドバイスを求めると、思った通りエアコンやスポットクーラー導入は否定され、体感温度を下げるグッズを提案された。また、管理会社がスタッフの職場改善の福利厚生として費用負担するのも有りと助言された。同じくらいの築年数のマンションに住む知人たちからも経験談を聞いた。冷蔵庫はマンション住人の不用品を譲り受けたとか、昨今流行りの小型３WAY冷風機など個人で対応すればいいとか。ネットとリアルの情報は概ね合致していた。
管理会社の主導
ところが、数日後の理事会議事録をみると、2つとも承認されたことになっていて、購入商品の候補がメールで送られてきた。理事になった時に、管理会社から理事への連絡用にメールアドレスの情報提供を求められ、BCCで他の理事のアドレスは伏せた状態。それは最初に個人情報の取り扱いの希望を聞かれ、結果的に一方通行の伝達になったのだろう。他の理事がどんな返信をしているのかわからない。と思っていたら、メールアドレス自体を提供していない理事も1名いることが発覚。この連絡ツールは有効なのか？
4. コンサル業者探し
G社
理事になってからのあれこれで不信感が募り、これで一気に火が付いた。すぐさま大規模修繕コンサルと管理会社変更を視野に入れた業者の情報収集に取り掛かった。
一度目の理事になった時に、管理組合とは何かを知るために、あるセミナーに参加したことがあり、時々メールが送られてきていたG社に問い合わせてみた。しかし、公式ホームページの問い合わせフォームから連絡した後に受付メールがなく、念のために以前に担当者からもらったメールアドレスとインフォメーションアドレスをCCに入れて同じ内容を送信してみた。もう在籍していないのか、担当者宛てはエラーだった。
なんの返事もないので、2日後にホームページに記載されていた電話番号に連絡してみた。担当地域から連絡を入れるとことで連絡先を聞かれた。ホームページから問い合わせていたことは把握していないのか？ この時点で組織体制に不安がよぎった。電話対応者は直近の問い合わせリストをすぐに確認できないのか、まっさらの状態から受付ているようだった。
その日のうちに、担当挨拶メールは届いたものの、問い合わせ内容については何も触れておらず、面談希望の返事もなし。週が明けて月曜日にも音沙汰無し。火曜日に電話を入れると、なんともヤル気のなさそうな受け答え。とにかく、ZOOM面談日程の候補日3つを連絡してくれるよう頼んで電話を切った。
問い合わせをしてから10日後、ようやく対面で相談することができた。
25年ほど前にセミナー後に個別相談した時は、マンションの住人が何も言わずに総会もすんなり終わるような大人しいところは、管理会社は甘く見て担当もしっかしした人を当てずにカモにするから気をつけてとアドバイスしてくれていたのに、期待したような頼りになりそうな印象は持てなかった。
B社
同時進行で大規模修繕コンサルB社にも問い合わせをしていた。郵便ポストに入っていたチラシを見て、管理会社と敵対する姿勢が気に入ってホームページの問い合わせフォームから連絡してみた。すると即受付メールが届いた。担当者が不在とのことで、代理の方からZOOM面談日程の候補日が記載されたメールも別途届いた。そして翌日には面談をして、資料も理事の人数分送っていただけて、すぐさま展開することができた。面談内容も期待通りで、1時間の中で今までの経緯を話し、今後の手順を相談し、すっかり意気投合して、何とも気持ちのよいスムーズな進行だった。
このところ他でも交渉ごとが立て続き、あまりの顧客視点のなさに苛立ちを覚えるとともに、日本の未来を考えると何とかしなければと焦る気持ちが入り混じって、重たい気持ちになっていたのが救われたようだった。
まだ残っていた、こんな対応ができる企業が。
２社による現地調査
理事長をなんとか説き伏せて現地調査まで漕ぎつけた。お盆前に見積もりを提出してもらって理事に配布する予定。お盆休みに親戚や知人に会う機会も多いだろうから、その資料をじっくり見ながら情報収集して検討してもらいたい。単身赴任や海外出張している理事も、さすがにお盆くらいは多少の時間的余裕もあることだろう。総会は10月、理事の任期はそこまでで、また新しい理事が０から対応していると管理会社にいいように丸め込まれてしまう。
5. 中立的な情報収集
マンションの価値を高める意識
見積もりを見ても、素人では良し悪しがわからない。安かろう悪かろうになってしまっては意味がない。中立的な情報が必要だと考え、県や市が主催するセミナーにも足を運んでみた。
マンションみらい価値研究所の久保依子所長の講演は、実体験に基づいた女性ならではの角度からの指摘で、実に消費者に寄り添った説得力あるマンションの価値向上の方法だった。
研究所について | マンションみらい価値研究所
ファーストキャリアが中学校の教員という異色の経歴。
著書『マンションの未来は住む人で決まる』が第15回不動産協会賞を受賞
8月20日（木）16:00～17:00 のオンラインセミナーは、マンションに住んでいる方なら一見の価値あり。マンションの未来なんて私には関係ないことだから、と思っている貴方、決して他人事ではないと気づくはずです。
6. 2段階方式で納得感
理事会の承認
素人だから業者選定が難しい。そのために考えたのは、2段階方式。
まずは大規模修繕コンサルで実力と対応力をみてから、管理のすべてを任せるように移行する。30年近く同じ管理会社に委託していたものを変えるとなると、相当メリットを感じられないと理事会すら通過しないし、住人も納得しないだろう。コンサルを入れるだけでも、コンサル料を払うことに抵抗感があって、「待った」が入った。管理会社を変更するのは、かなりハードルが高い。持っていき方が重要になる。
交渉の末に情報ゲット
しかし、残念ながら大規模修繕コンサルとマンション管理の両方をやる会社は、分野が違うとのことで存在しないらしい。（もしご存知の方がいらしたら教えてほしい）一級建築士が監理設計して修繕のアドバイスをする、管理は法律関係や会計など事務的なことだから、まったく別とのこと。
ならば、お勧めの業者を教えてとお願いしてみた。それぞれ別だとしても、お互いに繋がりはあるはずだから、素人の私がネットや口コミで選ぶよりマシ。ただし、私の出した条件は、大手のネームバリューより、しがらみに囚われず顧客のために仕事をするという意気込みがある会社。しばし考えて、1社名前を挙げてくれた。担当によって力量に差があるのはどの企業も同じというのは大前提と付け加えて。たしかに、車でも家電でも、どれだけ品質管理しても個体差はある。当たり外れは受け入れるしかない。
R社
R社のホームページを見ると、たしかに管理組合の不満解消を掲げ、子育て世代の就業支援にまで言及しているクレドには好感が持てた。だがしかし、ZOOM面談候補日が1週間後以降なのが気になった。少人数で社長がプレイヤーでオーバーワークなのか？
その理由は、面談をしてみて気づいた。30ページにわたるPPによる説明を始めたのだ。私にしてみれば、マンション管理に対して問題意識があって問い合わせをしているので、半分以上の内容はわかっている。もっと具体的な相談がしたくて面談しているのに、30分も無駄にしている。我慢しきれず途中で「社長自らこのプレゼンを私一人に時間をかけるのは、もったいなくないですか？」と思わず口を挟んでしまった。他の理事を説き伏せるのには良い資料で、講演会で大勢に意識改革を訴えるなら有効だが、私には不要だ。なんなら問い合わせの段階で、事前に動画を視聴をして面談に臨んでくださいと案内すれば、動画で理解が深まり面談時間内では初歩的な質問はなくなり、より個別案件の話ができる。なんと無駄な時間の使い方。結局、1時間の面談予定が1時間20分も掛かってしまった。理念はとても共感しますと添えたが、後日の電話対応のスタッフの人材の質に疑問を感じて、採用基準からどうなのだろうと不安感が増した。
Vol.2につづく
注意書き
この記事は理事としての私の備忘録である。
AIでの誤字脱字チェックもせずに、自分で入力したまま投稿している。
８/20の有益なセミナー情報もあり、談合ニュースもギリギリ旬ということで即出し。
後から加筆修正する可能性は大いにある。