「あれ、どこまでやってたっけ？」をなくす。作業の強制中断から秒で復帰する「紙メモ」術
こんにちは、なりです！
接客業や店舗ビジネスで働いていると、とにかく「作業の強制中断」が多発しますよね。
本日は、薬局で働かれている方をはじめ、現場で患者様対応をしながら、店舗管理や経営業務もこなす「プレイングマネージャー（管理薬剤師や経営者）」向けのライフハックをお届けします。
薬局の現場に立っていると、とにかく「作業の強制中断」が多発します。
薬歴を書いている途中に患者様が来局される。
発注業務中に電話が鳴る。
スタッフから突然話しかけられる。
などなど。
カフェやコンビニの店員さん、あるいは企業の受付業務をされている方も同じだと思います。
品出しや事務作業をしていても、お客様がいらっしゃれば、すべての作業をストップして即座に対応しなければなりません。
薬局に馴染みのない方向けに例えると、コンビニの店員さんを想像してもらえると分かりやすいです。
品出しや発注、書類処理などの作業をしていても、お客様がレジに来たら、すべての作業をストップして即座にレジ対応をしなければなりません。
お客様や患者様第一である以上、この「中断」は絶対に避けられない外部要因です。
しかし、中断が重なると
「あれ？さっきまで何やってたっけ？」
「何やろうとしてたんだっけ？」
「あの業務、やり忘れてた！」
というタスク漏れやタイムロスが発生します。。。
今回は、そんな過酷な環境でもタスク漏れを防ぎ、脳のリソースを消費せずに作業に復帰するための、私の「紙のメモ術」についてシェアします！
■ 結論：最も早くて効率的なのは、一旦「紙に書く」こと
緊急のタスクが発生した時や、作業を一時中断しなければならない時、私が一番頼りにしているツールは「紙のメモ帳（裏紙でも何でもOK）」です。
とにかく一旦、「紙のメモに書いておく」
とても原始的ですが、私にとってタスク漏れを防ぐにはこれが一番効果的でした。
さらにポイントとして、
・どれくらい時間がかかりそうか、
・どの優先順位で着手するか、
というのはまずは考えないこと。
タスクやアイデアのメモを書き切る前に、それぞれのタスクについて考え始めてしまうと、メモしようと思ったことを忘れてしまうことが私は多々ありました💦
それくらい人間の記憶というのは一瞬で忘れてしまうので、
「とにかくメモする！」をこの記事で覚えていただければと思います！
■ なぜアプリではなく「紙」なのか？私の失敗談
タスク管理アプリも便利ですが、今すぐやらなきゃいけないことや、思いついたアイデアを残すには、物理的な紙とペンが最速です。
実は私、以前はすべてのメモをスマホで完結させようとしていました。
しかし、スマホを開いた瞬間にチャットの通知が目に入り、そっちに気を取られてしまったんです。
結果、「あれ、私スマホを開いて何をメモしようとしたんだっけ？」と忘れてしまうという、本末転倒な事態が多発しました（笑）。
スマホの魔力は恐ろしいです。余計なノイズを入れないためにも、現場での一次受けは「紙」をおすすめします。
一方で、タスク管理アプリも便利ですが、
「当日中に完了させる必要があるタスク」や、
「今やっていた作業の再開ポイント」
を記録するには、物理的な紙にペンで書き込むのが最速で1番手間なくメモができます。
また、作業中断する際のメモについて、最近読んだ書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が３倍速くなる計画・実行・中断の技術』（萩原雅裕 著）が非常に参考になりました。
この本では、作業が中断された後、スムーズに再開するための技術が解説されています。
中断時に「どこから再開するか」を書き残しておくことで、再開時に「えーと、どこまでやったっけ…？」と思い出すための脳のリソース（ワーキングメモリ）を使わずに済みます。
■ 薬局現場における「中断シーン別」の具体例
では、具体的にどのように記録を残しているのか。薬局でよくあるシーン別の対処法です。
1. 薬歴の入力中
・この入力中に別なタスクが発生したりアイデアが湧いたときは、そばに置いているメモ帳に一旦書き殴ります。
・患者さんが来局された場合は(受付近くで薬歴を書いていた場合は)、薬歴の「S（Subjective：患者様の主観的情報）」の欄などに、一時的にメモを打ち込んでおきます。
※外来対応で作業が中断した場合は、今すぐではない場合は、忘れないために一旦紙に記録しています。（例えば、薬歴への疑義の入力やトレーシングレポートの作成など）
2. （スプレッドシートなど）データ処理中
PCで店舗データに関する作業中、画面を開いたままで後から記憶が復帰できる場合は、そのままにしてメモは特に残しません。
しかし、画面を閉じなければならない場合 (ログアウトしなければならない場合) は、紙のメモに「〇〇までやったので、△△から再開」と、いわゆる『コンティニューポイント』を書いておきます。
3. 請求書などの書類作業中
「処理済みのもの」と「未処理のもの」を物理的に分けつつ、他の緊急タスクが発生した場合は、このレイアウトのままその場を離れます。
4. ピッキング・監査中
調剤や監査の最中の中断は「インシデント（医療過誤）」の最大の原因になります。
そのため、1人薬剤師での運営などといった、やむを得ない場合を除き、「この作業中は極力中断しない（受付対応や電話や他のスタッフに任せる）」というルールを徹底しています。
■ 明日以降のタスクは「リマインダーアプリ」へ
発生したタスクが「優先度が低く、かつ明日以降の完了で問題ないもの」であれば、
一旦紙に書いたそのメモを、スマホやPCのリマインダーアプリに入力します。
（状況によっては、紙メモではなくそのまま直接入力することもあります）
私はApple純正のリマインダーアプリを使っていて、このアプリの場合、iPhoneからでもMacからでも同期されて非常に便利です。
また、移動中や出先など、サッと紙とペンを出せない時もスマホのリマインダーアプリを活用しています。
このように状況に応じて「紙」と「デジタル」を使い分けています。
■ 紙に書いたタスクが全て完了した時 → 丸めて捨てる
紙に書いたタスクは、完了したらすぐにペンで二重線を引いて消します。
そして、メモ用紙がタスクで全て埋まったら（※個人情報が入っていないことを必ず確認した上で）、クシャクシャに丸めてゴミ箱に捨てます。
実は、あのOpenAIのCEOであるサム・アルトマン氏も、最先端のAI企業のトップでありながら「紙のメモ」を愛用しているそうです。
何かの記事で読んだのですが、彼も「丸めて捨てた方がスッキリ感がある」という理由で紙のメモを続けているのだとか💡
タスクを消して、最後に丸めて捨てる。実際に自分で実践してみると、達成感を感じると同時に、頭の中をとてもスッキリするのでおすすめです！
さいごに
強制的な中断が多い現場だからこそ、脳のメモリを「記憶」ではなく「目の前の患者様への対応」にフル活用する必要があります。
そのための外部ストレージが「紙のメモ」です。
ちなみに、1つの作業中に、チャットなどの通知がスマホに届いても、私は極力見ないようにしています。スマホの魔力はとても恐ろしく、一度スマホを触ってしまうとなかなか抜け出せないからです。。。
「シングルタスクへの集中」に関する私の経験シェアについては、また別のnote記事で深掘りしたいと思います！
皆様は、作業が中断された時にどんな工夫をされていますか？
ぜひコメント欄で教えてください☺️