社内業務アプリ・ツールを“長く活かす”ために、― Excel VBA・マクロ・GAS・Kintone運用でつまずかないポイント
社内で作られたExcel VBA・マクロやGoogle Apps Script、Kintoneなどの業務アプリ、保守や改修に困っていませんか？
担当者の退職や異動によって中身が分からなくなり、「修正したいけど触れない」「エラーが出ても原因が分からない…」そんな状況を抱えている企業は少なくありません。
業務を効率化するために作られたはずの社内業務アプリも、運用やメンテナンスができなくなると、次第に使いづらい存在になってしまうことがあります。
今回は、社内業務アプリを一時的な仕組みで終わらせず、長く活かし続けるための考え方とポイントについて解説します。
社内で作られた業務アプリ、有効活用できていますか？
業務効率化のために、社内で次のような取り組みをしている企業は多いと思います。
Excelの手作業を自動化するためにVBAマクロを作った
社内申請や顧客・リード管理をKintoneで行うようにした
Google Apps Scriptで定型業務を自動化した
最初は便利に使われていたこれらの業務アプリも、時間が経つにつれて、次のような声が出てくることがあります。
「前任者が作ったシステムで、使い方や変更方法がよく分からない」
「エラーは出るが、どこを直せばいいのか不明」
「機能追加したいが、対応できるメンバーがいない」
「OSやツールのアップデート後、動かなくなった」
こうした状況になると、せっかく作った業務アプリ・ツールも、本来の業務改善効果を発揮できなくなってしまいます。
なぜ社内業務アプリは運用でつまずきやすいのか？
属人化の問題
社内で作られた業務アプリは、特定の担当者が独自に作っているケースが多く、その人以外が仕組みを理解していないことがあります。
担当者が退職・異動すると、
中身がわからず修正できない
触ると余計にエラーが出てる心配もあり触るのが不安
といった状態になりやすくなります。
ドキュメント不足
社内業務アプリは「とりあえず動けばOK」となりがちで、仕様書や手順書がないまま運用されることも少なくありません。社内で作っているからこそ、外注と違ってドキュメントが残っていないケースも多いのが実情です。
ツール・OSのバージョンアップ
Google Apps ScriptやKintone、Excel、Windowsは定期的にアップデートされます。
以前は動いていた業務アプリが、ある日突然動かなくなる、ということも珍しくありません。
業務フローの変化
業務のやり方が変わると、以前作られたアプリが合わなくなったり、機能が足りなくなったりします。しかし、適切に改修できないまま使われ続けると、結果的に手作業に戻ってしまうこともあります。
社内業務アプリを“長く活かす”ためにできること
では、社内業務アプリを長く使い続けるためには、何が大切なのでしょうか。
メモでもいいのでドキュメントを残す
業務アプリの仕様や使い方、メンテナンス方法を、簡単でもいいのでメモや記録に残すことが重要です。また、作った人が退職や異動する場合に最低限の引き継ぎを依頼するのを忘れないようにすることもポイントです。
シンプルな設計を意識する
開発時に「このコードは、後から見ても理解できるか？」を意識することで、将来の保守がしやすくなります。
定期的なメンテナンス
定期的に業務アプリを見直し、OSやツールのアップデートに対応できる状態を保つことが大切です。
外部の専門家に相談する
「社内にメンテナンスできる人がいない」「何から手を付けていいか分からない」そんな場合は、無理せず外部の専門家に相談するのも一つの方法です。
困ったときに頼れるアウトソーシングサービス
ビジネスアプリケアサービス
フレクシーサポートのビジネスアプリケアサービスは、社内で利用されている業務アプリ（Google Apps Script、Kintone、Excel VBA・マクロ、Access、Windows PowerShell など）を対象に、改修・保守・運用をサポートするアウトソーシングサービスです。
前任者の退職や異動で運用管理が難しくなったアプリや、不具合修正・機能改善・バージョンアップが必要な場合にも、柔軟に対応します。
ドキュメントがない状態でも問題ありません。
エラー修正や機能改善をしたい
メンテナンスできる人がいない
もっと使いやすくしたい
そんなときに、気軽に相談できるサポートとして活用いただけます。費用はサブスクリプション型での対応も可能です。情シスやIT担当者が社内にいない場合でも、まるで社内のIT担当者のように柔軟に対応できるのが特長です。
社内業務アプリは、正しく運用すれば、日々の業務を支える心強い存在になります。「作って終わり」にせず、少しずつでも手を入れながら、長く活かしていく。そのための選択肢として、外部のアウトソーシングや業務委託サービスを活用するのも一つの方法です。
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