会議を効率的に変える１２の知恵　その３目的を一言で明確にする　～会議が迷走しないための最初で最大の工夫～

　会議が「何のために存在するのか」を、誰が聞いても誤解がない短い言葉で定義することです。目的が曖昧な会議ほど、話題が拡散したり、重要ではない議論に時間を使ってしまい、結論が出ないまま時間だけが過ぎていきます。逆に、目的を一言で示せば、参加者全員が到着点を共有でき、会議中の発言や判断が目的に沿って行われるため、迷走せずに効率が大幅に上がります。
目的を明確にするポイントは3つあります。
①成果物を定義する：
会議が終わった時に何が完成していれば良いかを具体的にする。例えば、「次回のイベント計画の3案を決める」とか、「新商品の方向性案を2つに絞る」など、アウトプットを具体的に言語化します。
②行動につながる言葉にする：
単に情報共有するだけの目的であれば、共有した情報を元に「どんな意志決定や行動につながるのか」を示します。
③短く言い切る：
長い文では参加者同士の解釈がバラバラになります。「今日の会議の目的は〇〇〇」などと長々説明せず、10秒以内で伝えられる一文にするのが理想です。
　また、目的設定は参加者全員に効きます。もし話題がそれそうになったら、「この議題は目的に沿っていますか？」とファシリテーターが参加者に問い直しやすくなり、議論がすぐに戻ります。さらに、目的を会議冒頭で確認し、議事録や画面共有で常に見える場所に表示しておくと効果が高まります。まとめると、「目的を一言で明確にする」は会議の質を劇的に変える最もシンプルで強力な策です。ホワイトボードで共有してもよいし、Ａ４用紙などに書いておいて貼ってもよいですし、オンライン会議なら、最初にチャットに流して共有するのもあります。「迷ったらまず目的から！」これが効率の良い会議の第一歩です。