Notionの自由度を、組織の再現性に変えるために考えたこと
こんにちは。
最近、組織でNotionを使うときの情報設計について、Qiitaに3本の記事を書きました。
本記事では、伝えたかった要点まとめと3本の記事の簡単な紹介を記載しています。
テーマは、「Notionの自由度を、どうすれば組織の再現性に変えられるか」 です。
組織でツールを使う意味
組織でツールを使う意味は、単に情報を置くことだけではなく、仕事の進め方に再現性を持たせることだと私は考えています。
そのためには以下のようなことが重要になってきます。
情報の置き場所が揃う
入力すべき項目が明確になる
判断や作業の抜け漏れを減らせる
後から経緯を追跡しやすくなる
担当者が変わっても同じように進められる
つまり、ツールは「人の記憶や慣れに依存していた仕事」を、ある程度、型に落とし込むためのものだと考えています。
Notionの自由度は、組織活用では課題にもなる
Notionは自由度が高いツールです。
個人で使う場合、この自由度は大きな強みです。自分の考え方に合わせて、ページもデータベースも柔軟に作れます。
一方で、組織で使う場合は少し注意が必要です。
ページもDBも自由に作れる状態をそのままにすると、チームごと・人ごとに仕組みが分かれていきます。
これを放置すると以下のようなカオス状態になってしまいます。
人によって書く場所が違う
似たようなDBが増える
テンプレートが揃わない
ステータスやプロパティの意味が揺れる
こうなると、同じツールを使っているにもかかわらず、仕事の進め方は人の記憶や個別判断に依存します。
いくらNotion AIが賢くなっても、この状態ではその性能を十分に活かせません。
自由度を再現性に変えるガードレール
Notionを組織で活かすには、ガードレールを設けて意図的に制限をかけることが重要だと思います。
たとえば、共通DB、テンプレート、ステータスやプロパティの意味、変更権限、変更通知などを整えることで、組織として必要な再現性を保ちやすくなります。
情報の置き場所や書き方が揃うほど、AIは業務の文脈をたどりやすくなります。AIスキルを作成する際も、どこに何の情報があるかが明確であれば、検索対象やアウトプット先に迷わず定義できます。
3本の記事の位置づけ
今回書いた3本の記事は、それぞれ次のような位置づけです。
① 情報サイロ化を見直した実践レポート
会社で実施している技術者研修という活動で、Notion改善をテーマに設定した話です。
Notion内に似たようなDBが増え、どこに何を書けばよいか分かりにくくなっていた状態を見直したという内容となっています。
② 自由度を負債にしないための設計
共通DB、テンプレート、権限制御、変更通知などのガードレールを整備し、組織でNotionを扱うための設計方針をまとめた記事です。
③ Notion AIを活かす情報構造
Notion AIが業務の文脈をたどれるようにするために、どのような情報構造が必要かを整理した記事です。
道半ば…だが希望は見えた
今回紹介した部分の他にも「なんとかしたいなぁ」という部分はまだまだあります（孤立したDBやページインページなど…）。
でも今回の活動を通して、「この内容はナレッジDBに入れた方が良いね」など少しずつ、みんなの意識が変わってきたことを感じました。
ただ単に「こういう情報はここに入れて！」というのではなく、「なぜそうした方が良いのか」という背景や目的を繰り返し発信したことが良かったのかもしれません。
ちゃんとした構造設計、テンプレート、ルール整備、そこに背景・目的がついてくれば少しずつみんなの意識も変ていけるということが見えできたので、希望はあるなと思いました。
まとめ
Notionの自由度は大きな魅力です。
ただし、組織で使う場合、この自由度を放置すると、情報の置き場所や仕事の進め方が人によってばらつきます。
大切なのは、再現性が必要な部分にルールやガードレールを設けることです。
そうすれば、他の業務ツールと同様に、Notionでも情報管理がバラバラにならず、活用できるデータが蓄積されていく環境を作れます。
今回の3本の記事が、そのための情報設計を考えるきっかけになればうれしいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。