「それ、2回目も手でやるの？」1回目の作業で未来の自分を救う“プログラム化”のススメ

仕事をしていて、「あ、またこの作業か……」とため息をついた経験は誰もがあるはずです。

毎日、毎週、毎月、あるいは数ヶ月に1回。

私たちのビジネスライフには、まるで時計の針のように正確に、そして容赦なく「ルーティン作業」が入り込んできます。

「めんどくさいけれど、仕事だから仕方がない」
「10分くらいで終わるし、手でやったほうが早い」

そう言って、毎回同じ手順でキーボードを叩き、同じクリックを繰り返していませんか？

もしそうなら、あなたは非常に大きな損をしているかもしれません。

今回は、日々の業務に潜むルーティン作業を「1回目の段階でプログラム化（自動化）する」という思考法について、その絶大なメリットと具体的な実践ステップをお伝えします。

1. 業務の背後に必ず潜む「ルーティン作業」の正体

そもそも、私たちの仕事の中にルーティン作業はどれくらい存在するでしょうか。

結論から言えば、「ほぼすべての仕事に、何らかのルーティンが存在する」と言っても過言ではありません。

その頻度や規模はさまざまです。

• 毎日のルーティン： 朝イチのメールチェックと仕分け、売上データのダウンロード、日報の提出。

• 毎週のルーティン： チームミーティング用の資料集計、週次の進捗レポート作成、経費精算。

• 毎月のルーティン： 月末の請求書発行、月次決算データのまとめ、オフィスの備品チェック。

これらに共通しているのは、「必ず2回以上行っている（行うことが確定している）」ということです。

初めてその作業を指示されたとき、私たちは「とりあえず形にしよう」と必死になります。

しかし、無事に1回目が終わった安堵感に浸っている暇はありません。

なぜなら、ビジネスにおける多くのタスクは「単発」ではなく、「循環（ループ）」しているからです。

2回目があることが分かっているのに、毎回ゼロから手作業で挑むのは、まるで穴の空いたバケツで何度も水を汲みに行くようなものです。

2. なぜ「1回目の段階」でプログラム化すべきなのか？

ここで提案したいのが、「2回目以上やることが分かっているなら、1回目の段階でプログラム化（仕組み化）してしまおう」というアプローチです。

「プログラム化」と聞くと、エンジニアが黒い画面に難しいコードを打ち込む姿を想像するかもしれませんが、決してそんな大げさなことだけを指すのではありません。

ここで言うプログラム化とは、「人間の手と脳を使わずに、システムや手順に作業を身代わりさせること」です。

では、なぜ「1回目」の段階が最適なのでしょうか。

理由は3つあります。

① 記憶が最も新鮮である

1回目の作業を行っているとき、あなたの脳はそのタスクの「手順」「ルール」「注意点」を最も鮮明に記憶しています。

「どのボタンを押して、どのデータをコピーして、どこに貼り付けるか」が頭の中に完璧にロードされている状態です。

このタイミングを逃して2回目（例えば1週間後や1ヶ月後）を迎えると、「あれ、前回どうやったっけ？」と思い出すところから始めなければならず、結果として2倍の時間がかかってしまいます。

② 先行投資としての「時間の費用対効果」が最大化する

1回目に少しだけ時間を余分に使い、自動化の仕組み（プログラム）を構築しておけば、2回目以降にかかる時間はほぼ「ゼロ」になります。

早く作れば作るほど、その後の人生で節約できる時間の総量（ROI：投資対効果）は大きくなります。

③ 「手作業の心理的ハードル」から解放される

「あのアレ、またやらなきゃいけないのか……」という憂鬱は、パフォーマンスを著しく低下させます。

1回目の時点で「次からはボタン一つで終わる状態」を作っておけば、精神的なゆとりが生まれ、本当に集中すべきクリエイティブな仕事に脳のメモリを割くことができるようになります。

3. 【具体例】毎週10分の時短がもたらす「チリツモ」の破壊力

「プログラム化なんて言ったって、私の作業はたった10分で終わるものだから、わざわざ自動化するほどでもないよ」

そう思った方にこそ、算数のマジックを知っていただきたいです。

例えば、以下のようなよくあるルーティン作業を想像してみてください。

手慣れた作業なので、所要時間は毎週10分だとします。

「たった10分」と思うかもしれません。
しかし、これが積み重なるとどうなるでしょうか。

• 1ヶ月（4週間）で40分

• 1年間（約50週間）で500分（＝約8.3時間）

つまり、毎週10分の手作業を放置することは、毎年「丸一日分の労働時間」を、ただエクセルをコピペしてメールを送るだけのためにドブに捨てているのと同じことなのです。

もしこれが毎日の作業なら、その損失は5倍、10倍に膨れ上がります。

もし、1回目の段階で「エクセルの集計」と「メールの自動送信」のプログラム（マクロやVBA、あるいはPower Automateなど）を組んで自動化していたらどうでしょう。

2回目以降、あなたが月曜日の朝にやるべきことは「実行ボタンを1回クリックする」だけ。

作業時間は10分から5秒に縮小します。

毎週10分間の自由な時間が生まれ、年間で約8時間を他の重要なタスクやスキルアップ、あるいはリフレッシュに充てることができるのです。

4. 「完璧」を目指さない。一部分だけのプログラム化でも大成功

自動化やプログラム化の話をすると、真面目な人ほど「最初から最後まで、すべてを完全自動化しなければ意味がない」と考えがちです。

しかし、その完璧主義こそが挫折の原因になります。

「全自動が無理なら、一部分だけでもプログラム化すればいい」。

この割り切りが非常に重要です。

先ほどのエクセル集計とメール送信の例で考えてみましょう。

「エクセルの関数やマクロが複雑すぎて、自動で集計するプログラムを組むのは今の自分のスキルでは難しい……」

そんなときは、無理にエクセル側を完璧に自動化しようとする必要はありません。

• エクセルの集計は、これまで通り手作業で行う（10分のうち7分消費）。

• 出来上がったファイルを指定の宛先にメール送信する部分だけを、プログラムで自動化する（10分のうち3分削減）。

これだけでも、毎週3分の時短になります。

「なんだ、3分か」と侮るなかれ。これも年間で見れば2.5時間の削減です。

何より、「宛先を間違えないように確認する」「件名や本文の定型文をコピペする」という精神的なプロセスの省略と、誤送信リスクの撲滅につながります。

一部分だけでもいいので、プログラム化できるのであればやりましょう！

一歩踏み出して一部分を自動化してみると、「あ、意外と簡単にできるんだな」「次はこっちの部分も自動化してみようかな」と、自然にスキルとモチベーションが向上していくものです。

5. プログラム化が難しいときの「仕組み化」の引き出し

業務の性質上、どうしてもプログラムによる自動化が難しいケースもあります。

例えば、人間の目による最終判断が必要なステップが含まれている場合や、社内システムのセキュリティ制限で外部ツールが使えない場合などです。

しかし、全作業をプログラム化できなくても、諦める必要はありません。

「人間の『忘れる』『迷う』というバグを防ぐための対策（仕組み化）」はいくらでも実行可能です。

ツールを使わないプログラム化のアイデアをいくつかご紹介します。

① スケジュールへの「作業枠」の埋め込み

ルーティン作業が発生する日時が分かっているなら、あらかじめGoogleカレンダーやOutlookなどのスケジュールに、その作業を行う時間枠を「繰り返し予定」として登録してしまいましょう。

その際、カレンダーのメモ欄に「作業手順を書いたマニュアルのURL」や「使用するファイルの格納先パス」を貼り付けておくのがコツです。

これにより、「作業を探す」「思い出す」という無駄な脳のエネルギー消費を完全にカットできます。

② チェックリストのテンプレート化

2回目以降のミスを防ぐため、1回目の作業が終わった瞬間に「ToDoリストのテンプレート」を作成します。

NotionやTrello、あるいはシンプルなテキストファイルでも構いません。

「何を」「どの順番で」「どうなったら完了か」を言語化しておくことで、2回目以降は脳を「作業モード（指示通りに動くだけ）」に切り替えることができ、疲れているときでもミスなく高速で処理できるようになります。

6. まとめ：自動化の本質は「サボるため」ではなく「価値を生み出すため」

仕事におけるルーティン作業をプログラム化することは、決して「楽をしてサボるため」のワザではありません。

私たちの時間は有限です。

そして、人間にしかできない「クリエイティブな思考」「顧客との深いコミュニケーション」「新しい企画の立案」といった業務にこそ、最大の価値があります。

誰がやっても同じ結果になるルーティン作業に、あなたの貴重な時間と脳のリソースを消費し続けるのは、会社にとっても、あなた自身のキャリアにとっても大きな損失です。

このマインドセットを常に頭の片隅に置いてみてください。

次に新しいルーティン作業が目の前に現れたときがチャンスです。

ぜひ、「これをどうやって自動化しようか？」というワクワクした視点で、1回目の作業に取り組んでみてください。

未来のあなたが、今のあなたの決断に深く感謝することになるはずです。