応募者に連絡がつかないを減らす｜採用の「追いかけ」を仕組みにする方法

はじめに

「応募はあったのに、連絡がつかないまま流れてしまった」。採用の現場で、これほどもったいないことはありません。お金をかけて集めた応募を、最初の連絡対応でこぼしてしまっているのです。一度電話して出なかったら終わり——そんな対応になっていないでしょうか。この記事では、せっかくの応募を取りこぼさないために、応募者への「追いかけ」を仕組みにする方法を整理します。

連絡は「1回」で諦めない

まず大前提として、電話に出ない＝脈なし、ではありません。応募者の多くは在職中で、仕事中や移動中で単に出られないだけということがほとんどです。一度かけてつながらなかっただけで「この人はダメだ」と判断してしまうのは、あまりにもったいない。

大切なのは、つながるまで複数回アプローチすることです。時間帯を変えて何度かかけ直す、留守電やメッセージを残す。応募者の側も「気になる会社だから連絡を待っていた」というケースは多く、しつこさと丁寧さは別物です。一度で諦めない姿勢が、そのまま採用数の差になります。

「何日で何回追うか」をルールにする

追いかけが担当者まかせになると、忙しさにまぎれて対応が止まり、取りこぼしが生まれます。そこで有効なのが、追いかけの回数とタイミングをルール化することです。

たとえば「応募から3日以内に、時間帯を変えて3回までは連絡する」「電話に加えてメッセージも必ず1通送る」といった基準を決めておきます。誰が対応しても同じ動きになるようにしておけば、「対応したつもりで止まっていた」という事故が防げます。ルールにしておくことで、追いかけが個人の頑張りではなく、組織の仕組みとして回るようになります。

電話・SMS・メールを使い分ける

連絡手段を電話だけに頼るのも、取りこぼしの原因になります。電話には出ないけれど、メッセージなら見て返信してくれる人は少なくありません。

電話がつながらなければSMSやメールを送る、というように、チャネルを変えて接触を試みましょう。とくに短いメッセージで「ご応募ありがとうございます。改めてお電話します」と一言入れておくだけで、相手は知らない番号からの着信にも安心して出やすくなります。複数の入口から、相手が反応しやすい方法を探る——この工夫が連絡率を上げます。

土日・夜間の応募は「翌営業日の朝いちばん」で

応募が来るのは、平日の日中だけではありません。むしろ仕事終わりや休日に、じっくり求人を見て応募する人が多いものです。問題は、その応募を週明けまで放置してしまうことです。

応募直後は、その会社への関心がもっとも高まっている瞬間です。土日や夜間に入った応募は、翌営業日の朝いちばんに対応する。これをルールにするだけで、熱が冷めないうちに連絡が取れ、面談につながる確率が上がります。応募者を取りこぼさない採用とは、特別なテクニックではなく、こうした地道な追いかけを当たり前に続けられる仕組みづくりにほかなりません。

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