【AIで乗り切る実務】第1回　翻訳じゃ足りない。英語のビジネス文書を「作る」には、生成AIの出番です

※こんな人にオススメです。
✅会社で生成ＡＩを使ったことが全然ない
✅ＡＩは検索にしか使っていない
✅ＡＩを使って英語の文書を生成してみたい

第1部：「えっ、これ英語なの？」から始まる地獄の午前中

これはちょっと前の、生成ＡＩを使い慣れていないころのお話。

ある日、私のもとに4通の英文PDFが届きました。
それは外国語の証明書。
会社の従業員が海外に提出する「英語の私文書」です。

業務として必要なのは、この証明書に英語の“宣言書”を添えて、公証役場で認証を受けること。
日本語の文書なら文書なら楽勝なんです。定型の文言に名前と日付を差し込むだけ。
でも今回は違う。全文、英語。そして4通。

いや、英語って言ってもね……
「えっ、これ本当に英語なの？」ってレベルなんですよ。

• 筆記体っぽいフォントで、読みにくい（かっこつけすぎ！）

• 日付が2つ？テスト日と証明日？どっち使えばいいの？

• 肩書きが長すぎる

しかも「宣言書を添えてください」と言われた以上、これらの証明書の中身を正しく読み解いて、その内容に合った宣言文を英語で作らなきゃいけない。

はあ。ムリ。無理ですって。

第2部：Copilotとの出会い。「翻訳」じゃなく「生成」するという考え方

最初は、いつものクセでDeepLさんを開いたんです。
でも、なんか違う。そう、DeepLは翻訳には強いけど、ゼロから文章を“作る”ことは出来ないのです。

それに、私はそもそも証明書の内容が理解できてない。
翻訳以前に、読み取れていない。しかも4通も。

そのときふと、思い出しました。

私はCopilotに、PDFを直接アップロードして、こう話しかけました。

驚きました。
Copilotは、あの判別不能な英語フォントの証明書を読み取り、
日本語にしてくれたのです。

読み取れるの？！あのフォント。

本当に英語だったの？！
え、「洗練されて美しい字体ですね」って？！
Copilot、すごい。

第3部：「宣言書、作ってください」って言ったら、もう出てきた

次に私は、こうお願いしました。

その瞬間、CopilotはWordの添付ファイルを読み込み、PDFの証明書の内容と照らし合わせて、
正しい日付・肩書き・対象者名をすべて入れた宣言書を、英文で出してくれたのです。

しかも自然な文章。
copilotさんは英語が得意なのですね……！

あとはWordに整えて、印刷して、提出して――
無事にその日のうちに、公証役場で認証を取ることができました。

🔍まとめ：翻訳ツールと生成AIは、役割が違う

🆚 翻訳ツール（DeepLなど）
・既存の英文をそのまま日本語に変換するのが得意
・逐語的な翻訳には強いが、自然な文書作成にはやや不向き

🆚 生成AI（Copilotなど）
・要約・言い換え・構成までこなす「文書生成」が得意
・何もない状態からでも、目的に合った自然な文書を作れる

📝さいごに

私はふだん労務の仕事をしていますが、英語の文書に触れる機会も意外と多いんです。
そんな中で気づいたのは、「翻訳」よりも「生成」する場面のほうが多いということ。

特に公的な場面で使う英語文書では、
正しく・自然で・丁寧な文章が必要です。
そして、Copilotはその要求に、静かに完璧に応えてくれました。

今、あなたの職場にもMicrosoft365が導入されているなら、Copilotが入っていると思います。
無料でここまでやってくれるなら、使わない手はない。
ぜひ、一度声をかけてみてください。

あなたの英語ストレス、AIがあっという間に解決してくれるかもしれません。