会議のアジェンダをChatGPTで設計する前に人が確認する要素の理由
会議が増えてきたとき、アジェンダを毎回一から作るのは時間がかかる。朝の準備で「今日の会議のアジェンダを送ってください」と依頼が来たとき、ChatGPTに作ってもらえれば速くなる。ただし、ChatGPTが作ったアジェンダをそのまま送ると、会議がうまく進まないケースがある。アジェンダには「この会議で何を決めるか」という設計が必要で、その設計は人が確認してから行う。
ChatGPTがアジェンダを作るときに欠けやすい要素
ChatGPTにアジェンダを作らせるとき、依頼文に情報が少ないと汎用的な構成が出てくる。「確認事項→議題→AOB（その他）」のような型だ。この型は間違っていないが、「この会議で何を決めるか」が明確でない。会議には「情報共有のための会議」「意思決定のための会議」「問題解決のための会議」がある。目的が違えばアジェンダの設計が変わる。ChatGPTは依頼文から目的を読み取ろうとするが、情報が少ないと判断できない。
人が先に確認する3つの要素
アジェンダをChatGPTで作る前に、人が確認する要素は3つだ。1つ目は「この会議の目的（情報共有・意思決定・問題解決のどれか）」だ。2つ目は「この会議で必ず決まらなければならないこと」だ。決めることが明確なアジェンダは、会議が脱線しにくい。3つ目は「参加者の中で発言権・決定権を持つ人は誰か」だ。意思決定者がいない場合、決定が必要なアジェンダを入れても会議が止まる。
ChatGPTに渡す依頼文の設計
3つの要素を確認したら、ChatGPTへの依頼文に入れる。「今日の会議は意思決定会議です。決めなければならないことは〇〇です。意思決定者は△△さんです。この条件でアジェンダを作ってください」という形だ。この依頼文から作られるアジェンダは、汎用的な型より実用的になる。人が設計した部分が、ChatGPTの出力の精度を決める。
アジェンダを受け取った後の確認
ChatGPTが作ったアジェンダを受け取ったら、送る前に確認する。まず「決めなければならないことが、時間内に議論できる量か」を確認する。多すぎる場合は削る判断を人が行う。次に「議題の順番が会議の流れに合っているか」を確認する。重い議題を後半に置くと、時間が足りなくなることがある。この2点の確認は人が判断する。
在宅での会議アジェンダ管理
在宅ワークでは、会議のアジェンダが共有されていないと、参加者の準備がばらつく。アジェンダを事前にメールで送ることで、参加者が準備した状態で会議に臨める。ChatGPTでアジェンダを作り、確認して送る時間を設計しておくと、在宅での会議の質が上がる。平日の会議をこの仕組みで運用できると、決定事項が増え、仕事の前進が速くなる。アジェンダ作成に従来20〜30分かかっていた作業が、ChatGPTを使えば5〜10分に短縮できる。月2,200円（税込）のChatGPT Plus代を、週4〜5回の会議で回収する計算になる。
評価との接続
会議の進行を設計できる人は、チームからの信頼が高い。アジェンダが整っている会議は、時間内に決まることが増え、参加者の満足度が上がる。ChatGPTでアジェンダの速度を上げながら、確認工程で精度を保つ設計ができると、会議管理の評価が上がる。上司に「この人に会議を任せると、会議が機能する」と認識されることが、仕事の範囲を広げる。
この仕組みを設計する理由は、AIが出力を確認する判断の選択肢を人が持つためだ。原因と対応を分けることで、確認の順番を固定でき、見落としが減る。
この確認工程を週5日続けると、月に20時間以上の作業時間の使い方が変わる。
AIで時間を作れた分を、より高度な判断に使える。
今日やるなら
次の会議のアジェンダをChatGPTで作るとき、まず3つを確認する。会議の目的・必ず決めること・意思決定者の名前。この3つをChatGPTへの依頼文に入れて依頼する。受け取ったアジェンダの2点（時間内に収まるか・順番が合っているか）を確認してから参加者に送る。個人差はあるが、この手順を続けると会議の設計力が上がる。
ChatGPT（https://chat.openai.com）を開き、次のプロンプトを使う：
「以下の条件で会議のアジェンダを作ってください。①会議の目的（情報共有・意思決定・問題解決）：[目的] ②必ず決めること：[1〜2点] ③意思決定者：[名前] ④持ち時間：[分]」
受け取ったアジェンダの2点（時間内に収まるか・順番が合っているか）を確認してから送る。
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