活動が広がるときこそ、事務局を整える

はじめ

私が監事を務めているNPOの定期監事監査がありました。

監事監査というと、会計帳簿や決算書を確認する仕事をイメージするかもしれません。

もちろん、それも大切です。

ただ、今回の監査で気になったのは、数字そのものよりも、その数字の向こう側にある「事務局の体制」でした。

活動が活発になるほど、事務局の仕事も増える

この団体では今年度、地域での啓発活動やイベントが例年以上に活発になっています。

活動が広がり、多くの人に届くことは、とても喜ばしいことです。

一方で、活動が増えれば、当然ながらその裏側の事務も増えます。

長く団体を支えてきたスタッフの退職も重なり、少数の専従スタッフに仕事が集中していました。

さらに、団体には「使用済み切手」のような、市民の善意によって集まってくるものもあります。

一つひとつは小さな作業でも、仕分けや整理には時間がかかります。

活動が広がることと、それを支える事務局の体制を整えること。

この二つは、セットで考えなければいけません。

「人を増やす」だけではなく、仕事のやり方を変える

今回の監査では、いくつか具体的な提案をしました。

一つは、会計業務のクラウド化です。

これまで手作業で行っていた入力を減らせるよう、無料で利用できる仕組みへの移行を提案しました。導入時の設定や操作については、私も会計専門家として、監事の範囲で関与します。

もう一つは、ボランティアの関わり方を細かく分けることです。

「一日イベントを手伝う」となると参加できる人は限られます。

でも、

「使用済み切手を仕分ける」
「チラシを三つ折りにする」

くらいなら、少しだけ手伝える人がいるかもしれません。

仕事を小さく切り出して、単発のボランティアを募集できる仕組みとつなげる。

事務局が全部抱えるのではなく、「ここだけ誰かにお願いできませんか」と言えるようにすることも、組織を続けるための工夫だと思います。

人を頼るなら、ルールも必要になる

一方で、人にお願いすれば、それだけで解決するわけでもありません。

新たにスタッフを雇ったり、有償で活動をお願いしたりするのであれば、雇用なのか、業務委託なのか、あるいはボランティアなのか。

その境界を曖昧にしないことも大切です。

善意で始まった活動ほど、このあたりが曖昧になりやすいものです。

人を増やすことと、安心して関われるルールを整えることも、やはりセットです。

「体制を整える」ことも事業の一つ

そして最後に、次年度の事業計画に、

「スタッフの確保・育成と事務局体制の強化」

を盛り込むことを提案しました。

活動そのものだけが「事業」ではありません。

その活動を続けられる人や仕組みをつくることも、団体にとって大切な仕事です。

特に活動が広がっている時期には、目の前の事業をさらに増やすだけではなく、一度足元を見て「この体制で続けられるだろうか」と考える必要があります。

監事監査は、間違いを探すためだけの時間ではありません。

数字や組織の状況を手がかりに、

「この活動を続けていくために、今、何を整えておく必要があるのか」

を一緒に考える機会でもある。

税理士として、そしてNPOの現場に関わる者として、そんな監事の役割も大切にしていきたいと思っています。

#NPO #市民活動 #組織運営 #ボランティア #監事 #NPO会計