Microsoft Bookingsで「スタッフ3人が同席する予約」を作ってみる
Microsoft Bookingsを触りながら、いろいろ試しています。
今回は、
「1つの予約に対して、スタッフ3人が必ず同席する」
という予約を作ってみます。
たとえば、
営業担当
技術担当
サポート担当
の3人でお客様との打ち合わせに参加したいケース。
普通の予約だと「空いているスタッフの誰か1人」が担当するイメージがありますが、Bookingsでは複数のスタッフが同席する予約も作れます。
今回は実際に設定してみました。
今回やりたいこと
イメージはこんな感じです。
お客様
↓
Microsoft Bookingsから打ち合わせを予約
↓
スタッフA・スタッフB・スタッフCの3人が参加
そして重要なのが、
3人全員が空いている時間だけ予約できるようにしたい
というところ。
誰か1人でも別の予定が入っていたら、その時間は予約できない。
これができれば、複数人で対応する商談や打ち合わせの日程調整にも使えそうです。
まずは作る
Bookingsの「共有の予約ページ」を開き、サービスを作成します。
今回は仮に、
「KDC定例お打ち合わせ」
というサービスを作ってみます。
時間は60分。
お客様側の予約人数は1人として設定します。
ここまでは普通の予約サービスとほぼ同じです。
スタッフを3人設定する
次に、このサービスを担当するスタッフを設定します。
ここでポイントになるのが、
「3人のうち誰か1人」なのか
「3人全員」なのか
という違い。
今回やりたいのは、3人全員が同席する予約です。
そのため、複数スタッフを割り当てる設定にして、参加してほしいスタッフ3人を選択します。
イメージとしては、
お客様1人 ： スタッフ3人
という予約になります。
予約ページから見るとどうなる？
ここが今回、一番試してみたかったところです。
スタッフ3人を設定した状態で、お客様側の予約ページを開いてみます。
すると、予約できる時間として表示されるのは、
3人全員が空いている時間
になります。
たとえば、
スタッフA → 10:00 空いている
スタッフB → 10:00 空いている
スタッフC → 10:00 予定あり
だった場合。
10:00は予約候補として使えません。
スタッフAとBが空いていても、スタッフCが空いていないからです。
つまりBookingsが、それぞれのスタッフの予定を確認して、
「3人ともいける時間はここですよ」
という時間をお客様に見せてくれるわけです。
これ、地味ですがかなり便利です。
Outlookの予定を入れたらどうなる？
ここも実際に試してみたいポイント。
スタッフ3人が空いている状態では表示されていた予約枠。
そのうち1人のOutlook予定表に予定を入れてから、もう一度Bookingsの予約ページを確認します。
理屈としては、その時間の予約枠が表示されなくなるはずです。
逆に予定を削除すると、再び予約できる時間として表示される。
このあたりは、
「Bookings単体で予約枠を管理している」というより、Outlookの予定表と組み合わせて空き時間を判断している
というのが分かりやすいところだと思います。
これ、日程調整に結構使えるのでは？
今回試してみて思ったのが、Bookingsって「お店の来店予約」だけのツールではないんだなということ。
たとえば仕事でも、
営業＋SEで参加する商談
営業＋製品担当＋技術担当で行う製品説明
複数部署が参加するお客様との打ち合わせ
みたいな場面があります。
こういうとき、
「○日はどうですか？」
「SEの予定確認します」
「その日はSEがダメでした」
「じゃあ○日は？」
みたいなメールのやり取りが結構発生します。
3人全員が空いている時間をBookings側で自動的に出して、お客様にそこから選んでもらえるなら、このやり取りをかなり減らせそうです。
今回触ってみて
最初、Bookingsは
「担当者の誰か1人を予約するもの」
というイメージを持っていました。
でも実際には、複数スタッフが参加する予約も作れる。
これは結構面白い。
特にMicrosoft 365を社内で使っていて、普段からOutlookの予定表を使っている会社なら、わざわざ別の日程調整ツールを用意しなくてもいいケースがありそうです。
ただし、スタッフが増えるほど、
「全員が空いている時間」
は当然少なくなります。
3人、4人、5人……と増やしていったときに、予約枠がどれくらい減っていくのか。
この辺も実際に触りながら試してみたいと思います。
Microsoft Bookings長くなってしまったので次回まとめ