הגדרות אדמין – אימיילים מתוזמנים

מדיניות בנושא נתונים שנשלחים באימייל

כששולחים תוכן של Looker באימייל, אפשר לציין אם התוכן מצורף לאימייל או מוטמע בגוף האימייל, או לספק קישור חזרה לתוכן ב-Looker , או גם וגם.

בדף Scheduled Emails (הודעות אימייל מתוזמנות), שאליו אפשר לגשת מחלונית Admin (אדמין) בקטע Alerts & Schedules (התראות ותזמונים), אדמינים ב-Looker יכולים להגדיר מדיניות לשיתוף נתונים שתחול על כל המסירות החדשות והקיימות של אימיילים חד-פעמיים והודעות אימייל מתוזמנות שמשתמשים ביעד האימייל המקורי של Looker. המדיניות הזו לא חלה על אימיילים שנשלחים באמצעות יעדים מקוריים אחרים של Looker או שירותים משולבים דרך Looker Action Hub או מרכז פעולות בהתאמה אישית.

ההגדרה מדיניות לגבי נתונים שנשלחים באימייל חלה על כל המשלוחים החדשים והקיימים של אימיילים חד-פעמיים או הודעות אימייל מתוזמנות. אי אפשר לנהל את ההגדרה ברמת המודל או עבור מסירות אימייל ספציפיות חד-פעמיות או הודעות אימייל מתוזמנות.

מדיניות בנושא נתונים שנשלחים באימייל כוללת אחת משלוש אפשרויות למשלוחי אימייל:

  • שליחת קישור בלבד: הודעות האימייל יכללו רק קישור, ויהיה צורך להתחבר ל-Looker כדי לצפות ב-Look או במרכז הבקרה המתוזמנים. ‫Looker ממליצה להשתמש באפשרות הזו להעברת נתונים רגישים.
  • שליחת נתונים בלבד: אפשר לצרף או להטמיע טבלאות נתונים וויזואליזציות באימיילים.
  • שליחת קישורים ונתונים: אפשר לצרף או להטמיע טבלאות נתונים והדמיות באימיילים. המשתמשים יכולים לבחור לכלול קישורים בחזרה ל-Looker בכל משלוח.

אפשרויות ברירת המחדל של מדיניות הנתונים שנשלחות באימייל

אחרי עדכון ל-Looker 7.8 ומעלה מ-Looker 7.6 או מגרסה קודמת של Looker, האפשרות שליחת קישורים ונתונים תהיה מסומנת כברירת מחדל במופעים.

אם בוחרים באפשרות שליחת קישור בלבד, כשמגדירים שליחות של Look ושל לוחות בקרה באימייל, כלי התזמון יכלול שדות שבהם אפשר לתת שם לשליחה, לפרט את נמעני האימייל, להגדיר את הטריגר או התדירות של השליחה ולציין אפשרויות מתקדמות נוספות לתזמון.

כדי לוודא שהגדרות השליחה נכונות, אפשר לבדוק את הסיכום בחלק התחתון של הכלי לתזמון.

האימייל שישלח יכלול את הפרטים הבאים:

  • שם המסירה בשורת הנושא של האימייל – כברירת מחדל, זהו השם של לוח הבקרה, ה-Look או הניתוח שנשלחים. מומלץ לא להשתמש בנתונים או במידע רגישים בשם של תוכן Looker.
  • קישור לצפייה בלוח הבקרה המלא (לשליחת לוח בקרה) או לצפייה בדוח המלא (לשליחת דוח Look או Explore).
  • הודעה שמציינת שהאדמין ב-Looker דורש להתחבר ל-Looker כדי לצפות בתוכן המתוזמן.
  • המשתמש ששלח או תזמן את התוכן.

כדי לראות את התוכן, משתמשים שלוחצים על הקישור שנשלח באימייל צריכים להתחבר ל-Looker וגם לקבל הרשאות גישה למודל שהתוכן מבוסס עליו. משלוחים באימייל מלוחות זמנים שנוצרו בתוכן מוטמע לא יכללו קישורים בחזרה ל-Looker .

שליחת נתונים בלבד

אם בוחרים באפשרות שליחת נתונים בלבד, כשמגדירים שליחה של Look ושל לוחות בקרה באימייל, כלי התזמון יכלול שדות שבהם אפשר לתת שם לשליחה, לפרט את נמעני האימייל, לבחור פורמט לנתונים, להגדיר את הטריגר או התדירות של השליחה ולציין אפשרויות מתקדמות נוספות לתזמון.

כדי לוודא שהגדרות השליחה נכונות, אפשר לבדוק את הסיכום בתחתית החלון הקופץ שליחה או תזמון.

האימייל יכלול:

  • שם המשלוח בשורת הנושא של האימייל – כברירת מחדל, זהו השם של לוח הבקרה, של ה-Look או של הניתוח שנשלח. מומלץ לא להשתמש בנתונים או במידע רגישים בשם של תוכן Looker.
  • קובץ מצורף שמכיל את התוכן של Looker או נתונים מוטמעים בגוף האימייל, בהתאם לפורמט הנתונים שנבחר.
  • המשתמש ששלח או תזמן את התוכן.

כל מי שמקבל את האימייל יכול לראות את התוכן המוטמע או המצורף.

אם בוחרים באפשרות שליחת קישורים ונתונים, כשמגדירים שליחה של Look ולוחות בקרה באימייל, כלי התזמון יכלול שדות שבהם אפשר לתת שם לשליחה, לציין את נמעני האימייל, לבחור פורמט לנתונים, להגדיר את הטריגר או התדירות של השליחה ולציין אפשרויות מתקדמות נוספות לתזמון, כולל בחירה אם לכלול קישורים בחזרה לתוכן ב-Looker בגוף האימייל.

כדי לוודא שהגדרות השליחה נכונות, אפשר לבדוק את הסיכום בתחתית החלון הקופץ שליחה או תזמון.

האימייל יכלול:

  • שם המסירה בשורת הנושא של האימייל – כברירת מחדל, זהו השם של לוח הבקרה, ה-Look או הניתוח שנשלחים. מומלץ לא להשתמש בנתונים או במידע רגישים בשם של תוכן Looker.
  • קובץ מצורף שמכיל את התוכן של Looker או נתונים מוטמעים בגוף האימייל, בהתאם לפורמט הנתונים שנבחר.
  • קישור לצפייה בלוח הבקרה המלא (לשליחת לוח בקרה) או לצפייה בדוח המלא (לשליחת דוח Look או Explore).
  • המשתמש ששלח או תזמן את התוכן.

כל מי שמקבל את האימייל יכול לראות את התוכן המוטמע או המצורף, אבל הנמען צריך להתחבר ל-Looker כדי לראות את התוכן של Looker שמקושר מהאימייל. משלוחים באימייל מלוחות זמנים שנוצרו בתוכן מוטמע לא יכללו קישורים בחזרה ל-Looker .

שינוי האפשרות של מדיניות בנושא נתונים שנשלחת באימייל

למרות שבמופע Looker שלכם תהיה אפשרות ברירת מחדל של מדיניות נתונים באימייל שנבחרה על סמך ההגדרות של המופע לפני עדכון ל-Looker 7.8, אדמינים ב-Looker יכולים לשנות את הגדרת ברירת המחדל הזו בכל שלב. כדי לעשות זאת, הם צריכים לעבור לדף Scheduled Emails (אימיילים מתוזמנים) בחלונית Admin (אדמין) בקטע Alerts & Schedules (התראות ותזמונים).

שינוי מדיניות נתוני האימייל עלול לשבור תהליכי עבודה אוטומטיים קיימים שהוגדרו לשימוש באימייל. אדמינים צריכים לבדוק עם המשתמשים שלהם אם הם הגדירו את ההגדרות האלה, ולהחליט איך לנהל שינויים במדיניות בנושא נתונים שנשלחת באימייל.

יכול להיות שיהיו שיקולים נוספים ופשרות שתצטרכו לעשות כשאתם מחליטים אם לעבור בין האפשרויות של מדיניות השימוש בנתונים שנשלחים באימייל. בטבלה הבאה מוצגת סקירה כללית של מה שקורה למסירה מתוזמנת כשאדמינים משנים את האפשרויות של מדיניות הנתונים שנשלחים באימייל במופע.

מדיניות ישנה בנושא נתונים שנשלחה באימייל מה נמסר מדיניות חדשה בנושא נתונים שנשלחים באימייל מה נמסר
שליחת קישור בלבד קישור חזרה לתוכן ב-Looker שליחת נתונים בלבד תזמונים קיימים: קישור מוחלף בהדמיה מוטמעת של נתונים או בקובץ מצורף

מסירות חדשות: נתונים מוטמעים או קובץ מצורף
שליחת קישור בלבד קישור חזרה לתוכן ב-Looker שליחת קישורים ונתונים תזמונים קיימים: נתונים מוטמעים או קובץ מצורף ואפשרות לכלול קישורים שנבחרה אוטומטית

מסירות חדשות: נתונים מוטמעים או קובץ מצורף ואפשרות לכלול קישורים שנבחרו באופן אוטומטי
שליחת נתונים בלבד נתונים מוטמעים או קובץ מצורף שליחת קישור בלבד תזמונים קיימים: קישור חזרה לתוכן Looker מחליף את ההטמעה; לא מצורף קובץ

New Deliveries: Link back to Looker content
שליחת נתונים בלבד נתונים מוטמעים או קובץ מצורף שליחת קישורים ונתונים תזמונים קיימים: נתונים מוטמעים או קובץ מצורף ואפשרות לכלול קישורים שנבחרה אוטומטית

מסירות חדשות: נתונים מוטמעים או קובץ מצורף ואפשרות לכלול קישורים שנבחרו באופן אוטומטי
שליחת קישורים ונתונים נתונים מוטמעים או קובץ מצורף ואפשרות לכלול קישורים בחזרה לתוכן ב-Looker שליחת קישור בלבד תזמונים קיימים: קישור חזרה לתוכן ב-Looker

New Deliveries: Link back to Looker content
שליחת קישורים ונתונים נתונים מוטמעים או קובץ מצורף ואפשרות לכלול קישורים בחזרה לתוכן ב-Looker שליחת נתונים בלבד תזמונים קיימים: נתונים מוטמעים או קובץ מצורף

מסירות חדשות: נתונים מוטמעים או קובץ מצורף

אם אתם עוברים לאפשרות שליחת קישור בלבד, כל המשלוחים של אימיילים חדשים חד-פעמיים ומתוזמנים יישלחו עם קישורים בלבד בחזרה ל-Looker ושם התוכן של Looker, במקום תוכן מוטמע או מצורף של Looker.

גם לוחות זמנים קיימים ישלחו רק קישורים בחזרה ל-Looker , גם אם בעבר הוגדר בלוח הזמנים לשלוח נתונים והדמיות.

לוחות זמנים קיימים ממופע Looker שבו הופעלה האפשרות שליחת קישורים ונתונים במדיניות לגבי נתונים שנשלחים באימייל, אבל לא הופעל הסימון בתיבה הוספת קישורים בלוח הזמנים, לא יועברו. התזמונים האלה מוצגים בדף היסטוריית התזמון בחלונית הניהול עם שגיאה שמציינת שצריך להפעיל את האפשרות לכלול קישורים בהודעות אימייל מתוזמנות כשמפעילים מדיניות של שליחת קישור בלבד. כדי לפתור את השגיאה, צריך ליצור מחדש את לוח הזמנים. שכפול של לוח הזמנים הלא תקין לא יפתור את השגיאה.

נמענים חיצוניים

בדף הודעות אימייל מתוזמנות שבקטע התראות ותזמונים בתפריט אדמין אפשר לעקוב אחרי נתונים שנשלחים מ-Looker למשתמשים שלא מנוהלים. בדף Scheduled Emails (אימיילים מתוזמנים) מופיעות כתובות אימייל שתזמנתם לקבלת Look או מרכזי בקרה, אבל הן לא משויכות לאף אחד מחשבונות המשתמשים במופע Looker שלכם.

בטבלה של כתובות אימייל חיצוניות שמופיעה בדף מוצג המידע הבא:

עמודה הגדרה
אימייל כתובת האימייל החיצונית.
מתוזמן ל הדוח או מרכז הבקרה שמתוזמנים לשליחה לכתובת האימייל החיצונית. כל רשומה בעמודה הזו היא קישור ל-Look או למרכז הבקרה.
מתוזמן על ידי השם של משתמש Looker שיצר את התזמון.