56、SharePoint 2013 记录管理与 Web 内容管理详解

SharePoint 2013 记录管理与 Web 内容管理详解

1. 记录管理概述

记录管理主要涉及组织内正式信息（记录）的维护和最终处置，包括识别、分类、存档和处置记录等操作。一旦信息被认定为记录，通常就不能再更改，记录管理系统的一个重要职责就是确保记录未被篡改并能提供相应证明。此外，除非按照保留策略进行处置，否则记录不能被删除。

记录管理的核心在于策略和组织，像 SharePoint 这样的系统主要是为组织的策略提供支持。SharePoint 中有两个专门为记录管理设计的功能：就地记录管理和记录中心。记录可以存储在原始位置（如项目或部门网站），也可以存储在名为记录中心的中央存档中。当文档被声明为记录后，它会被移动或复制到记录中心。

2. 就地记录管理

2.1 基本原理

就地记录管理是指将记录存储在其原始位置。当文档被识别并声明为记录后，它将受到保护，用户不能再对其进行修改或删除。为了向用户表明该文档已成为记录，文档的图标会在声明时发生变化。

2.2 优缺点

• 优点 ：用户更容易找到记录。
• 缺点 ：负责管理所有记录的人员难以跟踪分散在 SharePoint 环境中的记录；如果原始项目站点中存储了记录，项目结束后该站点无法被处置。

2.3 自动声明记录

SharePoint 的就地记录管理功能允许用户在文档库中与其他协作内容一起声明记录。虽然可以配置该功能让用户手动声明（和取消声明）记录，但更好的做法是将记录声明作为业务