浅谈对信息管理的认识

马文虎

（南京大学 信息管理工程）

1. 信息管理是什么/做什么？

“信息管理（Information Management）”诞生于上个世纪70 年代末，由于信息管理应用的广泛性以及研究者学科背景的差异，国外信息管理诞生的源头主要有两个：一是政府和图书馆文书档案的管理领域；二是企业的管理实践领域。这样就产生了所谓的“记录管理学派”和“信息系统学派”（来源：孟广均,徐引篪. 国外图书馆学和情报学研究进展. 北京:北京图书馆出版社,2000）。就学术研究方面目前国内对信息管理的研究主要思想接近于前者，而就具体的现实应用方面后者似乎占据了半壁江山，并且规模有越来越大的趋势。

就管理其本质而言，是通过各种职能的履行，开发和协调各类资源，使之最大限度地得到利用，以达到特定的组织目标的过程。相对于情报学传统下单纯范畴研究的“信息资源管理”，从管理学角度来审视“信息管理”，其基本立足点就存在明显的差异。

表1 信息管理“情报学”和“管理学”角度的区别

（来源：何佳讯，楼天阳. 论信息管理:情报学特色与管理学视野[J]. 中国图书馆学报,2003，29(143):15-18）

从情报学角度，杜栋认为，信息管理是人类综合采用技术的、经济的、政策的、法律的和人文的方法和手段对信息流(包括非正规信息流和正规信息流)进行控制，以提高信息利用效率、最大限度地实现信息效用价值为目的的一种活动。（来源：杜栋.信息管理学教程[M]，清华大学出版社,2006）

从管理学角度，霍顿、马夏德坚持信息管理直接服务企业管理实践,明确指出企业必须对信息资源作为一种战略财产进行管理。（来源：何佳讯，楼天阳. 论信息管理:情报学特色与管理学视野[J]. 中国图书馆学报，2003，29（143）：15-18）

岳剑波从研究对象和管理活动两个方面阐述了信息管理的含义：

1）他认为信息管理的对象信息资源和信息活动。信息资源是信息生产者、信息、信息技术的有机体，是构成任何一个信息系统的基本要素。信息活动则是指人类社会围绕信息资源的形成、传递和利用而开展的管理活动与服务活动。信息管理是在将信息变成信息资源后，通过一系列的与信息资源紧密联系的信息活动实现信息资源的价值。

2）归根结底，信息管理是管理活动的一种。管理活动的基本职能“计划、组织、领导、控制”仍然是信息管理活动的基本职能，只不过信息管理的基本职能更有针对性。信息管理是一种社会规模的活动。它反映了信息管理活动的普遍性和社会性。它是涉及广泛的社会个体、群体、国家参与的普遍性的信息获取、控制和利用活动。（来源：岳剑波. 信息管理基础[M]. 清华大学出版社，1999）

总而言之，虽然从“情报学”和“管理学”角度来看，信息管理在价值导向、研究目的等方面有所不同，但信息管理始终是管理的一种，管理的对象不是人、财、物，而是信息资源和信息活动，信息管理贯穿于整个管理过程之中。

2. 信息管理的任务

无论是从“情报学”还是“管理学”角度来看，信息管理的根本目的是控制信息流向，实现信息的效用与价值，最终服务于社会和企业。由于并不是所有的信息都是资源，要使其成为资源并实现其效用和价值，就必须借助“人”的智力和信息技术等手段。因此就产生了信息管理，或者说信息管理的任务是首先围绕着信息的产生、记录、收集、传递、存储、处理等过程展开活动，目的是形成可以利用的信息资源；然后进行信息资源的传递、检索、分析、选择、吸收、评价、利用等活动，从而实现信息资源的价值，达到信息管理的目的。

3. 信息管理为人类带来了什么/延伸了人类的哪些方面？

本文主要分别从“情报学”和“管理学”两个分支探讨信息管理为人类社会实践活动带来的好处。

1）情报学角度

从“情报学”角度看，信息管理的主要方向有：竞争情报、信息（组织）构建、信息分析与预测、（多媒体）信息检索研究等。互联网产生之后，人们处在了信息爆炸的时代，新形势下信息管理出现了较大的变革，提出了信息服务与信息保障研究、知识管理（知识抽取、知识发现）、智能检索、智能协同、技术跟踪和预测等新的研究方向。

随着科学技术的发展，“情报学”中信息管理的对象已经从最初的图书馆扩展到了藏有海量信息的互联网。和以往面对信息的组织、加工、存储、利用相比来说，当前这些工作已经远远不能满足人们的需求。人们已经很难寻找自己想要的信息，甚至需要花费很大的精力来甄别信息，因此出现了以信息检索为主要功能的搜索引擎。“智能搜索”、“知识管理”等新概念的出现将信息管理的目标和工作提高到了另一个新的台阶。

信息时代，可以说信息管理在人类社会的任何领域都占据了一席之地，包括生产制造、医学、地理学、农学、教育学等等。信息管理可以帮助人们更好地揭示事物的规律，发现有用的知识，进而产生技术创新，实现新一轮的产业革命，最终推动人类社会的快速发展。如果说信息管理延伸了人类的哪些方面，那就是它的出现使人类更容易地获得想要的信息、更好地利用了信息资源，丰富了人类的知识结构。可以毫不夸张的认为，信息管理的出现缩短了人类探索自然、发现事物规律的周期。

2）管理学角度

从“管理学”视野来看，信息管理的主要方向涉及到了：管理信息系统、企业信息化（业务流程重组）、企业资源管理控制一体化、企业竞争情报、信息技术管理、信息战略研究、经贸信息管理等方面。

管理学中，信息管理又叫“IT管理”，承担基础的管理职能，完成组织的商业战略，同时立足于组织实体，注重信息系统与组织变革的同一，并且信息技术贯穿于企业的价值链，强调技术和管理的融合。它本质上是现代信息技术环境下，对信息资源、信息技术和信息系统实施计划、预算、组织、指挥、控制和协调多项职能的一种管理活动。

管理学视野中的信息管理框架不再是信息收集、组织、检索、分析和利用等五环节，而是由信息战略、信息流程、信息结构、信息技术与信息文化等组成。它们来自信息技术与企业管理理论中的企业战略、业务流程再造、组织变革、信息系统管理以及企业文化等5个方面的有机融合。

这样一来，信息管理的出现给组织带来了独特竞争优势，合理的利用组织的信息资源，可以为管理者提供决策支持，为组织制定合理战略目标；对组织内部的信息流改造，实现更加高效的业务流程重组，提高生产运营效率，节省运作成本；企业信息化推动了组织内部的管理变革，创建“一种扁平的，以信息为基础的，被信息技术所激活的，为赢得速度和消除不必要的工作所驱动的组织”，直接提高管理的效率。

因此，信息管理在实际的组织管理活动中，无论是战略层面、管理层面还是生产层面，都能带来强有力改革。或者说，信息管理提升了人类的管理能力，节省了管理的成本，从某些方面也推动了生产力的发展。

4. 人类活动对信息管理的要求

上文阐述了“情报学”和“管理学”这两个不同角度的信息管理之间的区别，它们在人类社会活动中所扮演的角色也有所不同，因此人类活动对信息管理的具体要求也会有较多差异。

这里人类活动对信息管理的要求不妨理解为对从事信息管理工作的人员的要求更为具体一些。“情报学”角度要求信息管理必须具备情报学的手段和研究方法，如社会调查法、文献计量统计方法、数学分析法、系统分析与评价方法等。“管理学”角度要求信息管理必须有较强的IT技术管理的能力，能够根据组织实际的运营活动实施、维护组织的信息管理系统，甚至能够进行系统集成、设计系统架构等工作。

总的来说，信息管理作为围绕信息进行的管理活动，要求工作人员具备完善的信息科学理论知识和较强的信息素养，并且能够使用一定的科学方法和技术手段处理和利用信息资源。由于信息作为一种新兴的社会/组织资源，它具有很强的系统性和实效性，因此信息管理活动必须同时满足这两种要求。

政府、企业或事业单位的领导人要在复杂情况下做出判断与决策，必须要有信息做根据，而下属机构在实施决策过程中，又要不断将情况反馈给上级部门。为了使各种信息在部门内部外部顺畅流动，必须对信息流进行科学管理，才能制订正确决策，并使之顺利实施。在信息管理活动过程中运用先进技术手段，因此它与物理、机械、电工、 电子等硬科学也有密切联系。此外，信息管理还与控制论、通信科学、语言学、语义学、心理学、社会经济学等有着密切的关系。（来源：情报学互动百科，http://www.hudong.com/wiki/%E6%83%85%E6%8A%A5%E5%AD%A6）