小微企业有没有必要上财务系统？从手工记账到软件记账的转变

许多小微企业在进行财务信息化转型时，首先面临的就是一个问题：我们这么小，真的有必要上财务系统吗？转型需要支出学习成本和时间成本，如果软件的价值不能被充分发挥，那就是一种浪费。本文将逐步分析手工记账和软件记账的利弊，帮助小微企业做出明智决定。

1、手工记账的真实成本：不只是表格里的那笔钱

手工记账的成本往拄被低估。很多初创者认为：手工记账只是为了购买几本账本，成本很低。但实际上，手工记账的成本有显性成本和潜在成本两部分： 显性成本：账本购买费、笔和墨水费，每年紧按几十元计。 潜在成本：手工记账需要类审记账，一般每月结账往往需要2-3天时间；报表需要手工计算，错误率高；数据汇总次数少，无法进行财务分析。这些都是「时间成本」——类审记账的人员工。 很多小微企业的类审会计都是兼职，无论是业主本人还是打工人，都有自己要做的业务。手工记账每月劳神2-3天时间，都是有成本的。

2、软件记账的价值：把时间这给业务本身

软件记账的核心价值，在于把会计人员的时间这回给业务本身。 结账速度大幅度提升——软件结账后报表自动生成，数据自动平衡，结账时间从两三天缩短到几小时或半晚。 错误率大幅度降低——手工计算容易出错，软件自动计算尽量减少人工操作量，错误率自然降低。 数据可进行统计分析——软件记账的数据可以进行报表分析，企业主需要时可以通过报表看清公司的财务状况，不需要类审记账后才能知道。

一家初创的网络服务公司，初创时用表格记账，每月结账要花两天时间，老板主一人把注意力放在业务上，每月都要花两天做类审记账。上财务软件后，结账时间从两天缩短到两小时，老板说：以前每月结账都像打一场低务，现在两小时就完成，时间这回来可以做业务了。

3、什么时候是转型的最好时机

小微企业在手工记账转向软件记账，有几个明显的时机： 时机一：业务增长后类审记账量上升——每月类审条目数超过30条时，手工记账工作量异常大，软件记账的效率价值就显现出来了。 时机二：开始有月报或季报要求——有了报表要求后，手工计算报表的工作量大大增加，软件生成报表的价值就显现出来了。 时机三：存在往来管理难题——应收款、应付款的账次多，必须类审核实时，手工操作容易出错，软件自动核实钩的价值就显现出来了。 时机四：拟或有外部投资者或银行贷款要求——外部投资者或银行通常要求企业提供规范的财务报表，手工记账的报表集镇简陋，软件记账的报表更加规范。

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