无纸化案例分析之一——21位标准长方形会议室

1、项目背景
在当今社会信息化高度发展的形势下，无纸化会议已成为各级党政机关及企业提高工作效率、节约办公资源的重要手段，是实现会议办公自动化、信息化的重要标志。优势不光在在会议期间的图文视频文件的快速传阅与共同商议批注和资料存储归档，而且可以让会议更加快速生动，有效果。也让会议不再枯燥乏味，浪费太多人力物力做会前准备与演练，避免了很多因准备不到位而发生的尴尬局面。无纸化办公自动化是新时代科技发展的结晶，依托于网络计算机技术发展，人们生产生活的需要，经过专业厂家研发人员的不断追求，创造出来的科技成果，它将改变着整个会议的习惯，也改变着人类会议文明。
2、项目建设目标
以设计建成现代化智能会议室为宗旨，建立高效、实用的多功能电子会议环境，为用户打造一个具备领先性和适用型的智能无纸化会议室。此次沈阳大气环境研究所项目选型的无纸化会议系统基于网络通讯应用技术、音视频处理技术、计算机运算、云计算等，在满足用户会议要求的基础上，可实现资料电子化、信息数字化、会议智能化和自动化，支持多终端跨平台使用，为参会人员提供一个多功能、全方位、保密性的无纸化会议平台，使会议室彻底告别了传统的纸质文件时代。
3、无纸化系统介绍

本项目无纸化会议室坐席共 21 位，每个位都配备了无纸化会议系统设备，17 英寸带触摸功能的显示屏不仅方便每位参会人员观看会议资料，还可以轻松进行资料批注、涂改、保存等，并支持多人同时批注，极大地提高了会议效率；触摸显示屏背后还有 10.1 英寸的桌牌信息，通过桌牌信息可以看到与会人员的单位，职位，人名等信息，利于不熟悉人员之间的友好交流。

系统可以实现一键同屏分享，支持所有席位显示屏与大屏显示同样的画面，无缝切换技术（画面切换过程中，无黑屏，无延时），可以支持 4K 超高清视频，音视频同步流畅播放，同时可以支持任何席位点的任何文档的同步观看，无卡顿，无压缩，同步展示。每个席位都可以进行分享，讲解，图文标注自己的发言文稿和各种资料，可以让其他观众实时看到，更加容易理解，很大程度上提高了会议效率和质量。

任何参会者都可以把自己席位的画面一键分享给其他参会人员观看，同时还支持手势切换回自己的桌面，可以和自己的资料做比对，也可以准备自己的发言稿，可以展开讨论性会议，让会议变得更加生动，便捷，同时也可以随时切换到同屏共享画面。

同屏分享的公共画面和本机画面之间只需要与会人员通过手势触摸来互相切换，方便实用。

该项目配备的双面升降显示设备可以支持多会议模式，普通会议可以降下，确保会场整洁，图文会议可以随时升起来观看，正屏入场前显示桌牌信息，入座后触摸一下屏幕，就显示会议内容，副屏长期显示与会者桌牌信息，给对方观看，方便参会人员对号入座，各种信息支持自由编辑，备份、导入和导出，并且可以自由存储到移动 U盘，并支持一键清除会议痕迹，多部门可以共享同一个会议室而且不会泄露部门资料。

本项目还为每个席位配备了嵌入式数字发言设备，满足高保真会议发言需求的同时，还可以与无纸化会议系统驳接，由系统申请发言来进行联动控制，可以有序进行会议发言。

投票表决、电子白板、会议笔记、外部视频、会场服务等也都是该系统具备的功能。
表决功能：可以对每一个议题进行表决，能在极短时间内现场出结果，直截了当，公平公正，减少了会后表决统计的麻烦。
电子白板：可以在资料里进行批注，也可以在草图上图画，让其他参会人员能更加快速知道自己的想法和思路。
会议笔记：可以把关键问题或者学习心得记录下来，也可以对屏幕抓屏特写，然后再进行单独交谈，突出重点。
外部视频：可以观看远程参与人员或者本地发言人员特写，无论您在哪个位置，都像面对面交谈一般生动。
会场服务:可以让服务台随时了解参与人员的服务请求，并快速服务，场内与场外无缝配合，可以让会议更加效率和人性化。

此外该系统还设计了中央控制模块，主持人可以随时实现对大屏的开关和内容控制、环境灯光、窗帘及声音管理，对会场设备集中控制，并且能完成一键开关系统，快速进入或者结束会议主题。

在召开会议的时候，每个席位的显示屏也可自动隐藏到会议桌内，使会议室桌面保持整洁美观，并且所有显示屏在整个升降过程都保证在超低噪音下运行，满足多种会议模式的切换需要，同时不开会议的时候，避免灰尘的打扰，让设备更加方便管理，耐用。
这个会议室建设已经完美落幕，充分满足了用户的需求，受到用户领导的高度好评，同时也激励着会议设备厂家的不断创新，更加希望有更多的人性化、智能化的产品涌现，让人类的会议文明，更上一层楼。